Starfsöryggi falið í traustsinneign

Miðlun upplýsinga og auknar kröfur um upplýsingagjöf frá fjölmiðlum og einstaklingum er nýr veruleiki fyrir ríkisstofnanir sem þær þurfa að aðlaga sig að. Það getur kallað á nýtt fagfólk og nýjar verklagsreglur. Þetta segja þau Anna Sigríður Baldursdóttir, aðstoðarmaður forstjóra Landspítalans og Andrés Jónsson almannatengill í viðtali við mbl.is. Þau héldu bæði erindi á morgunfundi í dag þar sem fjallað var um ríkisstofnanir í breyttu fjölmiðlaumhverfi með áherslu á samfélagsmiðla.

Facebook ekki staður þar sem fólk hraunar yfir mann

Anna segir beint út að allar ríkisstofnanir eigi að vera virkar á samfélagsmiðlum. „Ef þú ert að þjónusta fólk þarftu að eiga í samskiptum við það,“ segir hún og bætir við að samfélagsmiðlar séu besta leiðin til þess í dag í mörgum tilfellum. Segir hún að það hafi komið sér mest á óvart þegar Landspítalinn varð virkur á Facebook fyrri þremur árum að það hafi verið auðveldara en hún átti von á. „Facebook er ekki staður þar sem fólk kemur til að hrauna yfir mann,“ segir hún um stöðuna þegar erfið mál koma upp.

Andrés tekur undir þetta og segir að margar stofnanir séu að gera góða hluti, „en heilt yfir eru stofnanir ekki vel í stakk búnar til að svara aukinni kröfu fjölmiðla og almennings í breyttu upplýsingaumhverfi.“ Segir hann stofnanir oft ekki búa yfir starfsfólki sem geti sinnt þessum kröfum, það séu hefðir innan stofnunarinnar sem komi í veg fyrir að upplýsingum sé dreift og þá komi jafnvel verklagsreglur í veg fyrir það.

Stofnanir þurfa að breyta um verklag

Þá segir hann þá stefnu margra stofnana að aðeins einn einstaklingur megi svara fyrirspurnum til fjölmiðla úrelta og oft leiða til þess að svörun verði léleg og seinleg. Þannig verði fjölmiðlamenn pirraðir og leiti annað sem oft leiði til þess að verri upplýsingar komi fram. Segir hann opinbera geirann lengi hafa litið á upplýsingamál sem lúxusmál. Aftur á móti geti það vel komið upp að stór málefni innan stofnana lendi út í skurði vegna þess að ekki var hugað að kynningu þeirra eða eftirfylgni að sögn Andrésar. Að lagfæra slíkt geti oft kostað mun meiri tíma stjórnenda og starfsmanna en ef vel hefði verið staðið að málinu frá upphafi.

Samskiptadeild Landspítalans er ekki gömul að sögn Önnu, heldur aðeins frá árinu 2013. Í dag starfar þar deildastjóri auk 2-3 starfsmanna sem sinna þó einnig öðrum verkefnum. „Það er enginn lúxus heldur þörf sem þarf að svara,“ segir Anna.

Vandmeðfarnar trúnaðarupplýsingar

Á fundinum var nokkrum sinnum komið inn á hvernig afgreiða ætti fyrirspurnir sem væru trúnaðarmál eða á mörkum þess. Sem dæmi nefndi Anna þegar fjölmiðlar spurðust fyrir um líðan fólks sem hafði lent í slysi. Sagði hún að Landspítalinn væri í raun að reyna að draga sig úr því að svara slíkum fyrirspurnum þar sem um persónuupplýsingar væri að ræða. Þetta hefði þó verið hefð í marga áratugi.

Anna Sigríður Baldursdóttir, aðstoðarmaður forstjóra Landspítalans.

Andrés sagði aftur á móti að í tilvikum þar sem um mögulega árekstra við trúnaðarupplýsingar væri að ræða væri nauðsynlegt að fá inn fagfólk til að skoða mál og athuga hvort ekki væri hægt að segja eitthvað um stöðu mála. Benti hann á að oft vísuðu ráðuneyti, Samkeppniseftirlit, lögregla o.fl. til trúnaðar. Sagði Andrés að endurskilgreina þyrfti hvað væri í raun trúnaður. Þannig kæmu fjölmiðlar oft að lokuðum dyrum, en raunin væri að starfsmenn væru uppteknir eða teldu sig hafa þarfari hnöppum að hneppa. Þá væri túlkun oft mjög ströng á hvað væri trúnaður og það yllu því að rangar fréttir kæmust á flug og þeir sem vissu lítið um málið væru að svara fyrir þau í stað fagfólks. Tók Anna undir þetta og sagði að hægt væri að nálgast flest öll mál þó stundum þyrfti að ræða þau almennt.

Mikilvægt að safna upp inneign í formi trausts

Í erindi sínu á fundinum í morgun kom Andrés inn á að stjórnendur stofnana gætu í dag alla jafna ekki komist undan umfjöllun þegar málefni þeirra stofnana kæmi upp. Sagði hann framkomu yfirmanna geta snúist um traust fólks á viðkomandi yfirmanni og stofnun hans. Þá nefndi hann að svo virtist sem ekki væri aðeins nóg að birtast á myndum við og við heldur þyrfti fólk að vinna sér í haginn, safna upp velvild.

„Þegar þú ert í lykilhlutverki fyrir land og þjóð þá þarf fólk að geta borið traust til þín, það þarf að vita hvaða mann þú hefur að geyma,“ segir Andrés. Allir geri mistök og eigi sigra og til að mæta mistökum geti verið sterkt fyrir yfirmenn stofnana að byggja upp samband við almenning og mynda þannig ákveðna inneign. Anna tekur undir þetta og segir að samskipti snúist alltaf um traust og yfirmenn verði að vinna sér inn það traust.

Starfsöryggi falið í inneigninni

Andrés bendir á að þessi inneign á trausti sé ekki bara út á við til að bæta samskipti við almenning, heldur sé ákveðið starfsöryggi falið í því fyrir yfirmenn ríkisstofnana. Þannig séu yfirmenn forstjóranna stjórnmálamenn sem vilji stundum skipta um stjórnendur. „Það kostar átök að taka einhvern af sem er að stýra stórri stofnun. Þá er ákveðið starfsöryggi að eiga samband við almenning og geta farið til hans og átt beint samband við almenning,“ segir Andrés.

Lesið á elliheimili og skoðunarferðir um kirkjugarð

Í fyrirlestri sínum nefndi Andrés nokkur dæmi um fólk sem hefði skapað sér góða ímynd bæði í starfi og einnig utan vinnu. Sagði hann Magnús Tuma Guðmundsson eitt besta dæmið um einstakling sem hefði gríðarlegt traust almennings vegna þess að fólk horfði á hann sem mikinn sérfræðing sem vissi hvað hann væri að tala um þegar hann kæmi fram. Þá hafi Guðni Th. Jóhannesson, forseti Íslands, í langan tíma safnað í inneign fyrir sig án þess að það hefði mikið komið fram. Benti Andrés á að í langan tíma hefði hann verið duglegur að mæta á elliheimili og lesa upp fyrir fólk þar.

Stefán Eiríksson, sviðsstjóri velferðarsviðs Reykjavíkurborgar. Andrés nefndi hann sem dæmi um einstakling sem hefði náð ákveðinni tengingu við almenning og væri duglegur í að safna sér inn inneign í formi trausts utan starfsins. Júlíus Sigurjónsson

Að lokum nefndi hann Stefán Eiríksson, sviðstjóra velferðarsviðs Reykjavíkur og áður lögreglustjóra í Reykjavík. „Er þessi maður að fara í forsetaframboð,“ sagði Andrés í grínlegum tón og sagði Stefán svo nokkrum sinnum í mánuði fara í ókeypis skoðunarferðir með fólk um Hólavallarkirkjugarð. Þá hafi hann átt í mjög góðu sambandi við landsmenn þegar hann var í lögreglunni, þó það væri að sögn Andrésar eitt erfiðasta starf sem hægt væri að hugsa sér sem alltaf væri undir gagnrýni.

• Blogga um frétt