29. september 2000 | Aðsent efni | 873 orð | 1 mynd

Skjalavarsla

Rafræn skjalastjórnun; hvað er það?

Alfa Kristjánsdóttir
Alfa Kristjánsdóttir
Samræma þarf rafræna skjalastjórnun vistun pappírsskjala. Alfa Kristjánsdóttir skýrir hér hugtakið rafræn skjalastjórnun og gerir grein fyrir hugtakaruglingi sem ríkir á þessu sviði.
SKJALASTJÓRNUN er sjálfstæð fræðigrein sem hefur hagnýtt gildi fyrir íslenska vinnustaði. Rafræn skjalastjórnun er framtíðin og samræma þarf hana vistun pappírsskjala. Í þessari grein verður hugtakið rafræn skjalastjórnun skýrt og gerð grein fyrir þeim hugtakaruglingi sem ríkir á þessu sviði hér á landi á sviði vistunar rafrænna skjala. Skoðum þetta nánar.

Hvers vegna rafræn skjalastjórnun?

Tölvueign á Íslandi er með því hæsta sem gerist í heiminum. Óhætt er að segja að hver einasti vinnustaður hér á landi sé tölvuvæddur.

Magn rafrænna skjala er gífurlegt og eykst stöðugt. Um er að ræða skjöl í formi skýrslna, tölvupósts, bréfa, leiðbeininga, mynda og teikninga svo eitthvað sé nefnt. Fyrirtæki eyða nú gífurlegu fjármagni í skjöl sem verða til á pappír eða rafrænu formi. Þörf er á að vista skjölin vegna innihaldsins, þ.e. af stjórnunarlegum, lagalegum og fleiri ástæðum.

Hvað er þá rafrænt skjal?

Alþjóða skjalastjórnunarfélagið (ARMA) skilgreinir rafrænt skjal á eftirfarandi hátt: "Rafrænt skjal telst vera hvaða rafræna gagn eða boð sem er, hvort sem það var sent, komið áfram, svarað, miðlað, vistað haldið, afritað, hlaðið inn, sýnt, skoðað, lesið eða prentað af einu eða mörgum tölvupóstkerfum eða tölvuþjónustu." (Í ARMA : Exploring the Information Universe, Houston, 4-7. okt. 98, bls. 2). Þetta þýðir þá að Word skrár, tölvupóstur, myndir, teikningar og annað sem dreift er og notað í fyrirtækjum teljast vera skjöl sem hafa gildi í rekstri þeirra.

Hvar er skjalið?

Miklum tíma er oft eytt í leit að skjölum. Samkvæmt niðurstöðum rannsóknar eyðir fagfólk allt að 50% af vinnutíma sínum í leit að skjölum. Þar sem um er að ræða fyrirtæki sem nota viðurkenndan skjalastjórnunarhugbúnað minnkar hlutfallið niður í 15-20% (Logan, R. "Document proccessing" Computing Canada JAN 18, 1995).

Rafræn skjalastjórnun skiptir því meira máli en áður. Ef skjalið á að nýtast öllu fyrirtækinu þarf að vista það í sameiginlegum þekkingargrunni fyrirtækisins. Slíkur grunnur er upplýsingafræðilega skipulagður út frá lífshlaupi skjals. Persónuleg skjalavistun ætti að heyra sögunni til.

Hvernig er þá hægt að stjórna skjölum?

Rafræn skjalavistun og rafræn skjalastjórnun

Margir halda að nóg sé að vista skjöl á sameiginlegu drifi fyrirtækisins oftast með "heimatilbúinni" flokkun. Mikill munur er hins vegar á skjalastýringu (electronic document management, EDM) af þessu tagi og skjalastjórnun (Records management, skammstafað RM).

Skjalavistun eða EDM felur einfaldlega í sér vistun rafrænna skjala í tölvukerfi. Takmarkað skipulag er oftast í tölvugrunninum en oft unnt að leita að skjölum eftir orðum í texta þeirra; svokölluð full textaleit. Í rafræna skjalavistun vantar oftast alveg hugmyndir um skjalaáætlun (á ensku records retention), þ.e. hvað gera eigi við skjölin eftir að notagildi eða líftíma þeirra er lokið. Skjölin "eru bara þarna" inni í tölvukerfinu og safnast upp. Ofgnótt upplýsinga er vaxandi vandamál.

Rafræn skjalastjórnun flokkar skjölin hins vegar á samræmdan hátt um leið og þau eru vistuð í tölvunni. "Líftími" skjalsins í kerfinu er fyrirfram ákveðinn samkvæmt skjalaáætlun vinnustaðarins. Skjalastjórnunarkerfi (Records management systems) taka þannig mið af öflugri skráningu, samræmdri vistun og vel skilgreindum hugmyndum um langtímavistun eða eyðingu rafrænna skjala samkvæmt stefnu og markmiðum vinnustaðar.

Viðurkenndur skjalastjórnunarhugbúnaður, hvað er það?

Gífurlegt framboð er af hugbúnaði sem vistar skjöl. Viðurkennt skjalastjórnunarkerfi þarf hins vegar að geta stjórnað öllum skjölum vinnustaðarins án tillits til forms samkvæmt hugmyndinni um lífshlaup skjals (á ensku: life cycle theory). Hugbúnaðurinn þarf að gera ráð fyrir margþættri og sveigjanlegri skráningu ásamt skjalaáætlun.

Bandaríska varnarmálaráðuneytið hefur gefið út kröfulýsingu um það hvað telst vera viðurkenndur skjalastjórnunarhugbúnaður, US DoD 5015.2. Reglur þessar eru það alþjóðlega viðmið sem stuðst er við í heimi skjalastjórnunar þar sem alþjóðlegur staðall um val á skjalastjórnarhugbúnaði er ekki til. Ráðuneytið vottar samkvæmt reglunum og kaupir búnað samkvæmt umræddum kröfum. Það eru nú aðeins nokkur kerfi í heiminum sem eru vottuð skv. alþjóðlegum kröfum skjalastjórnunar.

Á heimasíðu upplýsingaskrifstofu varnarmálaráðuneytisins er að finna skrá yfir hugbúnað sem telst vera viðurkenndur og uppfyllir kröfur skjalastjórnunar (sjá nánar http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/). Á umræddum lista eru skjalastjórnunarkerfi á borð við ástralska kerfið TRIM (Tower Records Information Management), bandaríska kerfið FOREMOST og IBM Records Manager svo eitthvað sé nefnt.

Skjalastjórnun er sjálfstæð fræðigrein

Þegar undirrituð hóf sjálfstæðan atvinnurekstur á sviði skjalastjórnunar fyrir tíu árum vissu fáir um hvað skjalastjórnun snerist yfirleitt. Margt hefur breyst síðan og veruleg bót hefur orðið.

Menn gera sér nú grein fyrir því að skjalastjórnun er sérstök fræðigrein og sérstakt lektorsembætti í skjalastjórnun hefur til dæmis verið stofnað við Háskóla Íslands. Jóhanna Gunnlaugsdóttir hefur nú þegar unnið ómetanlegt starf við að auka upplýsingu um skjalastjórnun hér á landi jafnt í kennslu sinni sem á almennum vettvangi.

Allt of óvarkár notkun er þó enn á hugtakinu í almennri umræðu hér á landi. Skjalastjórnun er hrært saman við skjalavistun, skjalavörslu, upplýsingastjórnun, gagnavinnslu og ég veit ekki hvað. Skjalastjórnun er hins vegar einfaldlega stjórnun skjala samkvæmt hugmyndinni um lífshlaup skjals.

Stjórnendur hér á landi gera sér samt grein fyrir því að skjölum á pappír jafnt sem rafrænum skjölum þarf að stjórna og að til er fræðigrein um viðfangsefnið.

Hugum að stjórnun skjala

Fyrirtæki og stofnanir huga sífellt meir að stjórnun rafrænna skjala. Fræðslu þarf að auka um þessi mál en Skipulag og skjöl ehf. bjóða upp á símenntunarnámskeið á þessu sviði.

Það sparar gífurlega fjármuni að taka upp skjalastjórnun á vinnustað. Framtíðin felst í því að vista rafræn skjöl kerfisbundið en það bætir þjónustu og rekstur fyrirtækja og stofnana svo um munar.

Höfundur er bókasafnsfræðingur og starfar við ráðgjöf á sviði skjalastjórnunar hjá Skipulagi og skjölum ehf.

Aðgangsupplýsingar

Notandi:Þú ert ekki innskráð(ur).
Greinin: Þessi grein er ókeypis þar sem hún er eldri en þriggja ára.
Morgunblaðið - fyrsta forsíðan

Morgunblaðið hjá Landsbókasafni

Á vefnum timarit.is er að finna stafrænt safn Landsbókasafns yfir helstu dagblöð og tímarit landsins. Þetta er eina leiðin til að leita að efni úr Morgunblaðinu frá því fyrir 1986.