Ekki láta skipulagningu ferðalagsins valda vinslitum

Eflaust kannast margir lesendur við þessa sögu: einhver fær þá snilldarhugmynd að skjótast með vel völdum vinum út í heim, eða hitta ættingja í útlandinu. Öllum lýst firnavel á framtakið, allt þar til hafist er handa við sjálfa skipulagsvinnuna. Hver meðlimur föruneytisins reynist þá hafa sínar hugmyndir um hvað á að sjá og gera; einn vill fara í búðir, annar þræða söfnin; þriðji vill alls ekki sleppa uppáhalds veitingastaðnum sínum og fjórði vill fá að sofa út sem oftast. Fljótlega er allt komið í hnút, tölvupóstar og skeyti á endalausum þeytingi á milli fólks, og allir hæfilega fúlir. Skipulag ferðarinnar tefst, öll vinnan lendir á einhverjum ólánsömum í hópnum, og svo kemur í ljós að flugmiðaverðið hefur hækkað og nóttin á hótelinu er orðin dýrari því að ferlið gekk svo hægt fyrir sig.

Hvað má til bragðs taka svo allt gangi smurt fyrir sig?

Lausnin er að nota forritapakka Google og veita fólkinu í hópnum rafrænan aðgang að skjali í Google Docs.

Allir sem hafa notendaaðgang hjá bandaríska tæknirisanum geta stofnað ritvinnslu- eða töflureiknisskrá í Google Docs og byrjað þar að púsla saman ferðadagskrá í sameiningu. Það fyrsta sem þarf að gera er að skipta skjalinu niður í nokkra kafla: fyrst má t.d. setja flugupplýsingar og dagsetningar, og svo stilla upp lista þar sem hver dagur á ferðalaginu hefur sitt pláss. Í sérstökum kafla væri svo staður fyrir alla sem aðgang hafa að skjalinu til að skrá inn óskir sínar og tillögur.

Þvínæst má hefjast handa við að raða óskunum inn á dagalistann og þannig  tekur dagskráin smám saman á sig mynd. Allt er á hreinu og allir á sömu blaðsíðu, bókstaflega.

Með svona góða yfirsýn geta ferðalangarnir síðan farið að fínstilla ferðadagskrána og skipt á milli sín verkum. Einn gæti gengið úr skugga um að uppáhalds rússíbaninn sé örugglega opinn, eða hvort panta þurfi miða með löngum fyrirvara til að skoða fræga lágmynd í klaustri. Annar myndi taka það að sér að bóka flug og gistingu, og panta borð á veitingastöðum á hárréttum tíma, og þannig koll af kolli.

Og viti menn, að óðara er allt orðið þaulskipulagt, allir ennþá perluvinir, og grunnurinn lagður að eftirminnilegu ferðalagi.

Á rigningardegi við Taj Mahal. Google-skjal sem er öllum opið tryggir að skipulag ferðarinnar gengur hratt og vel fyrir sig. AFP

• Blogga um frétt