Límmiðar og tússpenni skiluðu árangri

Það erfiðasta við að fara út í breytingar á skipulagi Útlendingastofnunar í málefnum hælisleitenda var að horfast í augu við að ákvarðanir stofnunarinnar væru ekki óskeikular og að hægt væri að gera hlutina á annan hátt en hingað til. Þetta segir Skúli Á. Sigurðsson, lögfræðingur hjá Útlendingastofnun, en hann vann meðal annars að innleiðingu á breytingunum síðustu 2 árin.

Skjótari afgreiðslutími en í Svíþjóð og Noregi

Í dag var niðurstaða af vinnunni kynnt á fundi í Safnahúsinu við Hverfisgötu. Skúli fór þar meðal annars yfir tölfræðileg gögn um hælisleitendur. Benti hann á að árið 2009 hafi 35 sótt um hæli hér, en í fyrra voru þeir 354 talsins. Það er því um tíföldun á 6 árum.

Stofnunin naut góðs af úttekt og ráðgjöf Flóttamannastofnunar Sameinuðu þjóðanna þegar kom að breytingum og varð niðurstaðan meðal annars sú að í dag er meðalbiðtími eftir afgreiðslu mála frá Útlendingastofnun 87 dagar í stað 317 fyrir tveimur árum. Til samanburðar var hámarksbiðtími í Svíþjóð í fyrra fjórir mánuðir og í Noregi voru 90% mála kláruð á sex mánuðum. Síðan þá hefur þó straumur flóttafólks aukist talsvert, sérstaklega til Svíþjóðar og biðtíminn því aukist.

Virkar ekki að hugsa „svona hefur þetta alltaf verið“

Aðspurður um erfiðustu hluta breytingarinnar segir Skúli að oft geti reynst mjög erfitt að fá fólk til að breyta vinnulagi eða útskýra fyrir sérfræðingum að gera þurfi hlutina öðruvísi eða skýra atriði betur. „Það er oft stór biti að kyngja,“ segir hann og bætir við: „Við þurftum að horfast í augu við að við værum skeikul og þyrftum að taka til. Það virkar ekki að hugsa svona gerum við þetta og svona hefur þetta alltaf verið gert.“

Þegar þessi þröskuldur var yfirstiginn segir Skúli að málin hafi auðveldast talsvert, þótt öll vinnan væri í sjálfu sér eftir.

Hælisleitendur leita til annarra landa af ýmsum ástæðum. Meðal stórra mála í dag er t.d. stríðið í Sýrlandi. AFP

Límmiðar og tússpenni skilaði hvað mestum árangri

Minnsta breytingin og sú sem skilaði hvað mestum árangri á skömmum tíma var að sögn Skúla einn eftirmiðdagur þegar hann og annar samstarfsfélagi hans settust niður með tússpenna og litla límmiða og útbjuggu „kanban“ töflu. Það er verkfæri í straumlínustjórnun (e. lean) sem flokkar verkefni í þrjá flokka eftir hvort þau eru ekki hafin, í vinnslu eða frágengin. Skúli segir að það að fá svona töflu upp og hafa myndræna yfirsýn hafi auðveldað alla vinnu í framhaldinu.

Dæmi um Kanban töflu Mynd/Wikipedia

Stærsta rýmið var rými til að gera betur

Í yfirferð sinni á fundinum í dag sagði Skúli í gríni að áður fyrr hefði verið sagt að stærsta rýmið á skrifstofu Útlendingastofnunar hafi verið rými til að gera betur. Eftir breytingarnar teldi hann aftur á móti að það rými hefði minnkað til muna. Enn væri þó ýmislegt hægt að gera betur og segir hann að í skýrslunni sem var gefin út í dag komi meðal annars fram að bæta megi upplýsingagjöf beint til hælisleitenda. Þá væri réttast að boða strax hælisleitendur í viðtal eftir að það kemur til landsins, en slíkt hefur verið erfitt hingað til vegna skorts á túlkum. Að lokum þurfi að koma samantekt á málum á skiljanlegra form til að afhenda hælisleitendum þegar máli þeirra er lokið, sérstaklega þegar um er að ræða höfnun.

• Blogga um frétt