Áreiti Ása Karín segir tæknina gera það að verkum að fólk þarf að hafa hemil á áreitinu bæði til að koma hlutum í verk og til að fá tíma til að hvílast. Ef starfsmenn ná ekki að aftengjast vinnunni er hætt við að þeir brenni út.
Áreiti Ása Karín segir tæknina gera það að verkum að fólk þarf að hafa hemil á áreitinu bæði til að koma hlutum í verk og til að fá tíma til að hvílast. Ef starfsmenn ná ekki að aftengjast vinnunni er hætt við að þeir brenni út. — Morgunblaðið/Sigurgeir S.
• Gott bæði fyrir starfsmenn og fyrirtæki að fólk geti safnað kröftum og slitið sig frá vinnunni • Krefst aga og skipulags að hafa stjórn á áreitinu • Þarf að setja skýrar reglur svo vinnan trufli ekki frítímann • Kallar á að stjórnendur gefi undirmönnum skýrt umboð
Ásgeir Ingvarsson

ai@mbl.is

Áríðandi er fyrir bæði fólk og fyrirtæki að starfsmenn taki sér góð frí til að hvílast og hlaða batteríin. Ása Karín Hólm Bjarnadóttir, stjórnunarráðgjafi hjá Capcent, segir hins vegar hættu á að tæknin geti truflað frítímann, enda sama þótt ferðast sé yfir hálfan hnöttinn, alltaf er hægt að ná í fólk eða tengjast vinnustaðnum.

Ása Karín segir mikilvægt að temja sér ákveðið skipulag og verkreglur, bæði svo að tæknin ryðjist ekki inn í vinnutíma og einkatíma fólks, og um leið að vinnan skemmi ekki frídagana. Hún segir lykilatriði að hafa skipulag á áreitinu. „Við erum öll undir miklu áreiti, og bara þegar setið er við tölvuskjáinn í vinnunni er fólk að fá skilaboð á MSN, tölvupósta, símhringingar og skeyti. Þetta er áreiti sem getur rifið fólk út úr þeirri einbeitingu sem störfin kalla á og sumir þurfa jafnvel að bregða á það ráð að mæta eldsnemma eða fara seint til að fá nægilegt næði til að koma einhverju í verk.“

Rytmi og skipulag

Ása segir ekki alltaf auðvelt að hafa hemil á áreitinu og það geti verið erfitt bæði fyrir stjórnendur og undirmenn sem finnst þeir vera undir mikilli pressu um að vera alltaf til taks. Mikilvægt skref er að setja sér reglur, koma upp rytma og skipulagi, eins og t.d. að skoða tölvupóstinn aðeins á ákveðnum tímum dags og hafa skýrar reglur um hvenær er rétt að samstarfsmenn hafi samband ef eitthvað þarf að leysa utan venjulegs vinnutíma. „Fyrir stjórnandann skiptir máli að reksturinn hafi skýra stefnu svo starfsmenn viti til hvers er ætlast af þeim: hvaða markmiðum á að ná, hversu mikið á að selja, hverjum á að selja, o.s.frv. Síðan þarf að vera skýrt skipulag á rekstrinum, en um leið þannig að maður komi í manns stað ef einhver er fjarverandi. Stjórnandinn sinnir starfi sínu vel ef hann hefur gengið þannig frá hnútunum að allt gangi vel fyrir sig þó hann sé ekki sjálfur á staðnum.“

Þetta skýra fyrirkomulag bendir Ása Karín á að krefjist þess af stjórnendum að þeir veiti undirmönnum sínum umboð til athafna. Mörgum getur reynst mjög erfitt að segja hreint út við starfsmennina að hringja ekki í sig heldur leysa málin. „Bæði þarf að treysta því að starfsmennirnir geti axlað þessa ábyrgð, og svo að styðja þær ákvarðanir sem þeir taka, sama hverjar þær eru.“

Tekinn frá tími fyrir póstinn

Þegar komið er í fríið þarf síðan að setja nýjar reglur, enda á frítíminn að snúast um að njóta lífsins en ekki liggja yfir skýrslum og tölvupóstum á sundlaugarbakka, eða svara símtölum inni á hótelherbergi. „Þetta eru reglur sem aðrir í fyrirtækinu ættu að þekkja og virða. Ein leið getur t.d. verið að taka frá ákveðinn klukkutíma hvern dag til að renna yfir pósthólfið, forgangsraða og svara því sem skiptir mestu máli. Það getur gefist best að hafa slökkt á símanum frekar en hafa hann við höndina og finnast maður þurfa að bregðast við í hvert skipti sem einhver hringir eða sendir skilaboð. Öðrum getur hentað að velja einn dag vikunnar til að huga að vinnunni, en vera alveg ótengdir aðra daga.“

Truflunin sem vinnan getur skapað í fríinu segir Ása að geti hæglega komið í veg fyrir að fólk hvílist. „Að taka sér sumarfrí snýst um að fá ákveðna andlega ró, og ef vinnunni er ekki haldið í skefjum þýðir það að fólk er í raun á tveimur stöðum í einu: í fríinu og í vinnunni og sinnir hvorugu vel.“

Afköst og vinnuharka ekki sami hluturinn

Raunveruleg hætta á að brenna út

En hvers vegna að hvílast vel í fríinu eða forðast að vinnan laumi sér með inn á heimilið? Þarf ekki einmitt núna að leggja sig allan fram og róa lífróður upp úr kreppunni?

Ása Karín segir að gæði vinnunnar séu eitt og fjöldi vinnustunda annað, og þó svo hægt sé að taka skorpur þar sem unnir eru langir vinnudagar með miklum afköstum græði enginn á því til lengdar að starfsmenn séu útkeyrðir og úttaugaðir. Fái fólk ekki sína slökun og hvíld er tímaspursmál hvenær það brenni hreinlega út. „Rannsóknir sýna að Íslendingar eru heimsmeistarar þegar kemur að lengd vinnuvikunnar, en standa mörgum þjóðum að baki þegar kemur að framleiðni á hverja vinnustund. Lengd vinnuvikunnar skilar því ekki endilega meiru. Eftir því sem vinnuvikan lengist missir fólk ákveðna einbeitingu og vinnuorku og skilar ekki af sér jafngóðu starfi.“

En hvað er að brenna út? „Norðmennirnir kalla þetta því lýsandi nafni að hlaupa á vegg. Það getur verið auðvelt að yfirsjást fyrstu einkennin, eins og truflanir á svefni, skerta einbeitingu og verki eða kvilla í líkama. Á endanum getur fólk vaknað upp við að komast hreinlega ekki fram úr rúmi því það er útkeyrt á líkama og sál.“

Ása Karín segir ástæðu til að hafa verulegar áhyggjur af þessu fyrirbæri á Íslandi, einkennanna gæti hjá æ fleirum og æ fyrr á starfsævinni. Ekki aðeins sé það spurning um lífsgæði og heilsu að fólk finni gott jafnvægi milli einkalífs og vinnu, heldur sé það líka spurning um árangur í rekstri. „Það er greinilegt að áhrifin geta verið mjög neikvæð til lengri tíma litið og í beinu samhengi við fjölda veikindadaga og gæði vinnunnar.“

Ráð Ásu Karínar til að eiga gott frí:

• Reyna þarf að undirbúa fríið með fyrirvara og gæta þess að klára í tíma þau verkefni sem klára þarf.

• Setja verður starfsmenn vel inn í fyrirliggjandi verkefni, og kunna að sleppa hendinni af þeim í raun og veru.

• Ekki gleyma að stilla inn „out of office reply“ í tölvupóstsforritinu og gefa undirmönnum skýrt umboð til að taka ákvarðanir og leysa vandamál á eigin spýtur.

• Taka á frá ákveðinn tíma til að lesa póstinn og svara símtölum, en vera þess utan „allur í fríi í fríinu“.