Ómar Friðriksson omfr@mbl.is Alls er að finna 19 geymslur undir skjöl í ráðuneytunum átta innan stjórnarráðsins. Hægt er að geyma tæplega fimm og hálfan hillukílómetra af skjölum í þeim.

Ómar Friðriksson

omfr@mbl.is

Alls er að finna 19 geymslur undir skjöl í ráðuneytunum átta innan stjórnarráðsins. Hægt er að geyma tæplega fimm og hálfan hillukílómetra af skjölum í þeim. Þetta kemur fram í skýrslu sem Þjóðskjalasafn Íslands hefur gefið út þar sem gerð er úttekt á skjalageymslum Stjórnarráðs Íslands.

Fjögur ráðuneyti eru með eina geymslu undir skjöl en fjármála- og efnahagsráðuneytið er með fimm skjalageymslur. Langmest rými undir skjöl er að finna í innanríkisráðuneytinu, eða 2.500 hillumetra skv. skýrslunni.

Ákveðið var að ráðast í þessa úttekt í kjölfar vatnstjóns sem varð í skjalageymslu utanríkisráðuneytisins í mars árið 2012. Þá voru skjalageymslur ráðuneytanna flestar ósamþykktar af Þjóðskjalasafni Íslands og uppfylltu margar þeirra ekki lágmarkskröfur um skjalageymslur.

Of mikill hiti í geymslum

Af úttektinni að dæma hefur ástandið batnað en þó er ýmsu enn ábótavant. Bent er m.a. á að mikilvægt sé að gæta að hita- og rakastigi í skjalageymslum til að tryggja varðveislu skjala. „Almennt eru skjalageymslur ráðuneytanna of heitar og aðeins ein skjalageymsla af 19 var ekki of heit þegar mæling var gerð í úttektarheimsóknunum. Meðalhitastigið í skjalageymslunum mældist 22,7° C þegar mælingar fóru fram en æskilegt hitastig er 18° C [...],“ segir í niðurstöðum.

Aðeins var hitamælir í einni og rakamælir í tveimur af 19 skjalageymslum ráðuneytanna.

Skjölum stafar líklegast mest hætta af vatnslekum í skjalageymslum, að því er segir í skýrslunni, og helst ættu vatnsleiðslur ekki að vera í skjalageymslum. Í ljós kom að frágangur vatnsleiðslna í geymslum er á ýmsa vegu; í sumum skjalageymslum er smíðaður stokkur utan um leiðslurnar sem getur tafið vatnsleka en hjá öðrum ráðuneytum eru vatnsleiðslurnar berar.

Athugun á eldvörnum leiddi í ljós að öll ráðuneytin uppfylla kröfur um nauðsynlegan öryggisbúnað vegna brunavarna. Eldvarnarhurðir eru í 13 af 19 skjalageymslum ráðuneytanna.

Tvær með hreyfiskynjara

Einnig var kannað hvaða ráðstafanir hefðu verið gerðar til að varna því að óviðkomandi kæmust inn í skjalageymslurnar. Skjalastjórar og starfsmenn skjalasafna ráðuneytanna hafa aðgang að skjalageymslum sinna ráðuneyta en misjafnt er milli ráðuneyta hvaða aðrir starfsmenn hafa aðgang að geymslunum. „Hjá öllum ráðuneytunum þarf rafrænan lykil eða lykilkort til að komast inn í húsnæði viðkomandi ráðuneytis þannig að óviðkomandi eiga ekki aðgang inn á starfssvæði ráðuneytanna þar sem flestar skjalageymslurnar eru,“ segir í skýrslunni.

Geymslurnar eru síðan flestar læstar með hefðbundnum lyklum sem skjalastjórar geyma. Húsnæði allra ráðuneytanna er búið þjófavörnum en mælt er með því að hægt sé að fylgjast með því hvort hreyfing sé inni í skjalageymslum. „Meirihluti ráðuneytanna er ekki með slíka skynjara í skjalageymslu sinni, aðeins tvö eru með hreyfiskynjara [...].“