[ Smellið til að sjá stærri mynd ]
Baksvið Þóroddur Bjarnason tobj@mbl.is Fyrstu rafrænu skil á skjölum frá heilu skjalavörslutímabili fóru á dögunum fram í Þjóðskjalasafni Íslands, þegar mennta- og menningarmálaráðuneytið skilaði þangað fyrstu rafrænu skjölum sínum. Guðrún I.

Baksvið

Þóroddur Bjarnason

tobj@mbl.is

Fyrstu rafrænu skil á skjölum frá heilu skjalavörslutímabili fóru á dögunum fram í Þjóðskjalasafni Íslands, þegar mennta- og menningarmálaráðuneytið skilaði þangað fyrstu rafrænu skjölum sínum. Guðrún I. Svansdóttir, skjalastjóri hjá ráðuneytinu, segir í samtali við Morgunblaðið að um sé að ræða mjög umfangsmikið skjalasafn frá skjalavistunartímabilinu 2011-2014. „Þetta var stórt verkefni sem unnið var í nánu samstarfi við Hugvit, Rekstrarfélag Stjórnarráðsins og Þjóðskjalasafnið,“ segir Guðrún.

Hún segir að skjalamagn á pappír hjá ráðuneytinu fari stöðugt minnkandi. Rafrænt skjalastjórnarkerfi hefur verið við lýði í næstum 25 ár hjá mennta- og menningarmálaráðuneytinu. Guðrún segir að þó svo að gögn hafi verið geymd frá þeim tíma með rafrænum hætti, þá þurfti fram til ársins 2011 að prenta öll skjöl út á pappír og skila þeim þannig til Þjóðskjalasafnsins, þar á meðal tölvupósta og viðhengi. „Umfang vinnunnar minnkar þó ekki þó pappírsmagnið minnki. Skjalastjórnun er að breytast í gagnastjórnun.“

Mennta- og menningarmálaráðuneyti er fyrsta ráðuneytið sem fær samþykkt rafræn skil á heilu skjalavörslutímabili. „Frá áramótum 2010-2011 höfum við ekki prentað út skjöl og tölvupósta eins og við gerðum fyrir þann tíma.“

Stór stund

S. Andrea Ásgeirsdóttir, skjalavörður á Þjóðskjalasafninu, segir skilin vera stóra stund. „Þetta átti að afhendast upphaflega árið 2015. Það er alltaf flókið að gera eitthvað í fyrsta skipti, en þetta er í fyrsta skipti sem skjalavörslukerfi er afhent eftir nýjum reglum, svokölluðum vörsluútgáfureglum nr. 100/2014,“ segir Andrea, en meginmunur á eldri reglum er að í nýju reglunum er skilað á XML formi, sem gerir auðveldara um vik að leita í gögnunum í framtíðinni.

Andrea segir að áður hafi verið tekið á móti tveimur minni skjalavörslukerfum samkvæmt eldri reglum, úr gamla iðnaðarráðuneytinu og efnahags- og viðskiptaráðuneytinu.

Er þá hægt að koma niður í safnið og skoða þessi gögn?

„Nei, við veitum aðgang að þessum gögnum þegar þau eru orðin 30 ára gömul. Þangað til þarf fólk að leita til ráðuneytanna sjálfra.“

Andrea segir að áður hafi gagnagrunnum verið skilað samkvæmt nýju reglunum, en aldrei skjalavörslukerfi.

Hvernig verður með framhaldið, fara rafrænu skjalakerfin að streyma inn til ykkar núna. „Það eru margir sem bíða og ég er bjartsýn á að þetta gangi hratt héðan í frá.“

Danir langt á undan

Þjóðskjalasafn Íslands notast við sömu aðferðafræði og Danir varðandi móttöku á rafrænum gögnum. „Þeir eru komnir miklu lengra en við og tóku við fyrstu vörsluútgáfunum á áttunda áratug síðustu aldar.“

Opinberar stofnanir eru allar skilaskyldar til opinbers skjalasafns, sveitarfélög skila til héraðsskjalasafna en aðrar opinberar stofnanir til Þjóðskjalasafns. „Í raun er ekkert héraðsskjalasafn tilbúið að taka við rafrænum kerfum, en ég veit að Borgarskjalasafn er komið af stað í slíkt verkefni.“

Spurð um skjöl einkaaðila segir Andrea að tekið sé á móti einkaskjalasöfnum á pappír. „Við myndum taka við rafrænum afhendingum einkaaðila, en það er ekki hægt að gera þá kröfu á einkaaðila þar sem það kostar mikinn pening að gera vörsluútgáfur sem eru það form sem rafrænar afhendingar eru afhentar á. En auðvitað væri æskilegt að geta tekið á móti rafrænum afhendingum frá einkaaðilum.“

Hvað með gögn úr Facebook eða öðrum forritum? „Reglurnar segja að allt sem viðkemur máli og hefur áhrif á framgang þess eigi að fara undir málið. Varðandi símtöl, SMS, Facebook og annað, þá ættu menn að skrifa hvað þeim fór á milli í minnisblað og vista í skjalavörslukerfinu.“

Gagnavarsla
» Þjóðskjalasafnið geymir rafræn gögn til framtíðar á TIFF, JPG 2000, WAVE, MP3, GML, MPEG 2 og MPEG 4 formi.
» Menntamálaráðuneytið notar GoPro mála- og skjalakerfið til að halda utan um rafræn skjöl og önnur gögn.