Við gætum opnað sendiráð í 120 löndum

Tómas Hilmar Ragnarz.
Tómas Hilmar Ragnarz. Kristinn Magnússon

Á aðeins fjórum árum hefur skrifstofufyrirtæki þeirra Tómasar Hilmars Ragnarz og eiginkonu hans Fríðu Rúnar Þórðardóttur, Regus, áður Orange Project, sprungið út í orðsins fyllstu merkingu, en það byrjaði með útleigu á nokkrum skrifstofurýmum á einni hæð í Ármúla en býður nú skrifstofuaðstöðu með öllu inniföldu um allan heim.

Blaðamaður og Tómas hittust í skrifstofuhúsnæði Regus á annarri hæð í turninum á Höfðatorgi við Katrínartún í Reykjavík, en Regus er einnig til húsa á sautjándu hæð í sama húsi. Aðstaðan er svo sannarlega með glæsilegasta móti. Útsýnið úr skrifstofunum er öfundsvert og sameiginleg aðstaða þeirra sem leigja þarna skrifstofurými er til fyrirmyndar.

Þar sem Tómas er ekki sjálfur með skrifstofu, þar sem hann vinnur samkvæmt sömu hugmyndafræði og fyrirtækið sjálft selur sig út á, eins og hann orðar það; að hver sem er geti á hvaða tíma sem er fengið athafnarými hvar sem hann vill í eins langan tíma og hann vill, þá tyllum við okkur inn í laust fundarherbergi á annarri hæðinni.

Er fyrrverandi sjómaður

„Ég bjó á Spáni í níu ár fyrir hrun þar sem ég vann sem matreiðslumaður á veitingahúsi,“ segir Tómas þegar hann er inntur eftir forsögunni að ævintýrinu. „Hinn 28. janúar 2009 kom ég heim og ætlaði að stoppa í viku. Ég var þá að velta fyrir mér nýjum verkefnum eftir efnahagshrunið, sem þá var nýgengið yfir. Ég ílengdist á landinu og sinnti ýmsum verkefnum. Það var svo árið 2014 sem ég tók hæð á leigu í Ármúla 6 og stofnaði Orange Project-skrifstofukjarnann ásamt eiginkonu minni og Jóni Gunnari Sævarssyni, bútaði hæðina niður í einingar og leigði út til ýmissa athafnamanna og frumkvöðla sem vantaði aðstöðu. Þetta hefur stækkað ár frá ári síðan.“

Úr skrifstofuhúsnæði Regusar á Höfðatorgi.
Úr skrifstofuhúsnæði Regusar á Höfðatorgi. Kristinn Magnússon

Tómas var á sjó næstu tvö árin á eftir, samhliða því að reka Orange. Hann hætti svo árið 2016 þegar reksturinn var orðinn sjálfbær og hann gat farið að borga sjálfum sér laun.

Spurður hvernig hugmyndin hafi fæðst upprunalega segir Tómas að í fyrsta lagi hafi hann viljað finna sér einhver verkefni í landi. „Á þessum tíma var fullt af lausu skrifstofurými. Ég sá þessa eign í Ármúla og fannst þetta frábær hugmynd; að leigja hana og endurleigja til sprotafyrirtækja og einyrkja.“

Fljótlega fylltist hæðin í Ármúlanum og þá bætti Orange við sig hálfri næstu hæð fyrir ofan og svo allri þeirri hæð. „Svo fórum við niður á Tryggvagötu, þá var það Akureyri, Skútuvogur og þar næst Höfðatorg. Fram undan er opnun á Hafnartorgi og svo í Urðarhvarfi í Kópavogi í apríl næstkomandi.“

En skammt er stórra högga á milli. Tómasi fannst fyrirtækið mega teygja sig lengra og þannig kom til samstarf við alþjóðlega risafyrirtækið Regus, sem er stærsta fyrirtæki í heimi í rekstri á skrifstofuaðstöðu með allri þjónustu innifalinni. Spurður út í tildrög þess samstarfs segir Tómas að hann hafi fregnað það árið 2016 að Regus hefði verið að skoða sig um og haft áhuga á að hefja hér starfsemi. „Það var því tvennt í stöðunni: Að þeir keyptu Orange, sem kom til greina á sínum tíma, eða að ég keypti af þeim sérleyfi til að innleiða þeirra kerfi og hugmyndafræði inn í reksturinn og á sama tíma tengjast þeirra alþjóðlega neti, sem við og gerðum. Nú erum við á fullu inni í Regus-kerfinu á alþjóðavísu og þannig geta allir okkar viðskiptavinir fengið vinnuaðstöðu hvenær sem þeim þóknast, á 3.000 stöðum, í 120 löndum, í 900 borgum og á 850 flugvöllum.“

Hægt að leigja í einn dag

Spurður nánar út í vöruframboðið og sveigjanleikann sem er í boði fyrir þá sem vantar þessa þjónustu segir Tómas að hægt sé að fá allt frá langtímaleigu með öllu inniföldu niður í lágmarksleigu þar sem viðkomandi fær aðgang til dæmis bara að fundarherbergi hluta úr degi eða sameiginlegu vinnurými í ákveðinn tíma í hverjum mánuði. Samhliða því fær viðkomandi sama aðgang um allan heim. „Þetta er allt önnur hugmyndafræði en hjá hefðbundnum fasteignafélögum þar sem þér er afhent tómt rými og þú festir þig í kannski eitt til tvö ár eða lengur án möguleika á að komast út úr samningnum. Hér er alltaf allt innifalið fyrir fast verð, hvort sem þú borgar fyrir aðstöðu allan mánuðinn eða bara einn dag í mánuði. Kaffi, þrif og tækniþjónusta allan sólarhringinn, net, húsögn, samfélag og fleira. Þú getur starfað um allan heim og á sex stöðum hér á landi og það fyrir mun minni pening en ef þú værir að skipta beint við fasteignafélög eða reka þína eigin fasteign með því stoðkerfi sem fylgir, eins og móttökuritara eða tæknifólki.“

Kristinn Magnússon

Til frekari útskýringar segir Tómas að stórfyrirtæki gæti til dæmis opnað útibú samdægurs hjá Regus með litlum tilkostnaði, bæði hér á landi og um allan heim. „Það tekur bara nokkrar mínútur að gera við okkur samning. Okkar aðalsmerki er sveigjanleiki. Þú getur leigt skrifstofu í eina viku eða einn dag fyrir tímabundin verkefni einnig. Eða bara fundaherbergi. Það er engin tilviljun að risafyrirtæki eins og Apple, Google, GlaxoSmithKlein og Adobe til að mynda eru viðskiptavinir Regus. Viðskiptavinirnir eru um sex milljónir um allan heim.“

Sem dæmi nefnir Tómas að netrisinn Google eigi sjálfur sínar höfuðstöðvar í Bandaríkjunum en reki svo útibú í 70 löndum í húsnæði Regus.

En hversu stór fyrirtæki þrífast innan Regus með alla sína starfsemi?

„Algengustu stærðirnar eru fyrirtæki með tveimur starfsmönnum og upp í sex til átta. En svo erum við með til dæmis eitt fyrirtæki með 25 starfsmönnum og annað sem er með 42 vinnustöðvar. Í nýja húsnæðinu við Hafnartorg, þar sem við verðum á þriðju hæðinni fyrir ofan H&M-tískuvöruverslunina, gætum við boðið vinnuaðstöðu fyrir 70 manna vinnustað með allri þjónustu, en alls verður boðið upp á 218 starfsstöðvar í því húsnæði.“

Hvaða þýðingu hafði það fyrir ykkur að verða hluti af Regus?

„Það hafði þau áhrif að viðskipti og traust jukust, sem og allt utanunmhald, eins og bókhald, útgáfa greiðsluseðla og þess háttar. Við fórum á hærra plan í fagmennsku. Þjónustan jókst heilt yfir og þekkingin sömuleiðis. Nú fara allir starfsmenn í gegnum átta vikna þjálfun í Regus-skólanum áður en þeir hefja störf. Þetta er allt hluti af því að vera með sérleyfissamning við Regus.“

Galið að borga fyrir autt fundarherbergi

Blaðamaður spyr hvort þetta fyrirtæki sé í raun ekki svipað og fyrirtæki sem tilheyra hinu svokallaða deilihagkerfi. Fyrirtæki eins og Zip cars fyrir fólk sem vill samnýta bíla. Tómas tekur undir það. „Við lítum þannig á að öll rými sem standa tóm séu glatað fé. Við reynum að nýta alla fermetra betur. Gamla módelið er að menn leigja eða kaupa rými, setja upp billjarðborð og skrifborð og fundarherbergi sem stendur svo autt 90% af tímanum en borga samt fyrir það fullt verð allan tímann. Það er í raun alveg galið að borga fyrir marga fermetra sem ekki eru notaðir. Það er vakning í heiminum núna í þá átt að bruðla ekki með hluti og nýta allt betur. Það er líka okkar hugsun.“

Spurður hvort snjalltæknin sé ekki stór hluti af því að svona fyrirtæki þrífist jafn vel og raun ber vitni játar Tómas því. „Jú, klárlega. Allir viðskiptavinir okkar geta stjórnað öllu í gegnum Regus-snjallforritið í símanum; bókað fundi um allan heim og skrifstofurými. Allt yfirlit yfir öll viðskipti er aðgengilegt í appinu og menn geta afgreitt sig sjálfir frá a-ö. Þetta kerfi minnkar líka þörfina og álagið á starfsfólki okkar.“

Kristinn Magnússon

Tómas segir að sérleyfissamningurinn við Regus sé til 15 ára og gildi fyrir sjö staði á Íslandi. Fasteignirnar leigir Regus svo af öðrum fasteignafélögum.

Tómas segir að samkvæmt fréttum sem birtust nýlega hjá bresku fréttastöðinni BBC muni starfsemi eins og sú sem Regus stundar vaxa um 30% á ári næstu fimm árin. „Við trúum því að markaðurinn hér sé eins og annars staðar í heiminum. Vöxturinn hefur líka verið stanslaus og við höfum farið úr 15 skrifstofum í 200 á fjórum árum. Svo bætist Höfðatorg við sem og Urðarhvarfið á næsta ári.“

Spurður hvernig gangi að fylla rýmin á Hafnartorgi og í Urðarhvarfi segir Tómas mikið spurt um húsnæðið í Kópavogi og gríðarlegur áhugi sé jafnframt fyrir húsnæðinu á Hafnartorgi. „Við þurfum að vera með gott húsnæði í miðbænum. Viðskiptamódelið snýst um að hafa ekki of langt á milli skrifstofubygginga okkar, þannig að viðskiptavinurinn geti alltaf stokkið í vinnuaðstöðu, hvar sem hann er staddur í heiminum.“

Þrír erlendir aðilar hafa nú þegar samið um aðstöðu á Hafnartorgi að sögn Tómasar og alls hafa 20 samningar verið gerðir.

„Við teljum að Hafnartorgið verði orðið mjög þétt bókað á fyrstu sex mánuðunum. Svo erum við með lista af áhugasömum aðilum fyrir Urðarhvarf, því það vantar sárlega svona þjónustu í Kópavogi.“

Aldrei fullbókað

Þegar Tómas talar um þéttar bókanir, þá er ákveðinn hemill þar á. „Málið er að við fullbókum aldrei húsnæðið, það er alltaf eitthvað laust. Út á það gengur viðskiptamódelið; að geta lofað viðskiptavininum því að hann geti alltaf stækkað við sig hjá okkur. Við getum ekki látið græðgina taka yfir, þó svo að eftirspurnin sé mikil. Við verðum að geta staðið við loforð okkar.“

Beðinn að gefa verðdæmi segir Tómas að sem dæmi gæti samningur upp á fimm fasta daga í einkaskrifstofu á mánuði kostað 29.900 þúsund krónur á mánuði. „Þá ertu með heimilisfang fyrir fyrirtækið, við tökum á móti viðskiptavinum, vörum, svörum pósti og síma og í raun kemst aldrei nokkur maður að því að þú sért bara á skrifstofunni fimm daga í mánuði en ekki alla daga.“

Tómas bindur miklar vonir við geta selt ríkinu og sveitarfélögum þjónustuna í meira mæli, þannig að kjörnir fulltrúar eða starfsmenn ríkis og sveitarfélaga geti nýtt sér vinnuaðstöðu á ferðalögum eða haft aðstöðu í heimabyggð þó svo að vinnustaðurinn sé í öðru bæjarfélagi. „Við gætum þess vegna opnað sendiráð í 120 löndum fyrir brot af því sem það kostaði annars. Þá gæti þetta verið hentugt fyrir íslensk sjávarútvegsfyrirtæki, sem þurfa að ferðast víða og vinna.“

Tómas ítrekar að það sé hluti af gamla tímanum að þurfa að vera bundinn við að mæta alltaf í vinnuna á einhvern einn stað. „Nú er allt á skjáborðinu í tölvunni og þú ert bara á ferðinni. Skrifstofan mín er bara þessi þarna,“ segir Tómas og bendir á svarta tösku á gólfinu. „Til hvers að vera með þúsund fermetra á leigu ef fólkið er kannski aldrei við, á ferðalögum og annað?“

En allur fyrirtækjarekstur er áhættusamur. Hvað með Regus?

„Vissulega er áhætta í öllum rekstri og þessi rekstur hefur oft sveiflast eftir því sem er að gerast í samfélaginu. Stundum koma aðilar til okkar sem stækka út frá okkur en þá koma aðrir inn sem þurfa að minnka við sig. Í hruninu komu þrír erfiðir mánuðir hjá Regus alþjóðlega en eftir það var allt komið í sama horf aftur. Einyrkjarnir fóru heim á eldhúsborðið, en aðeins stærri fyrirtæki minnkuðu við sig og komu inn í staðinn. Þetta sveiflast og sveigist til. Núna finnst mér umhverfið vera mjög heilbrigt, þrátt fyrir allt tal um að allt sé að fara á verri veg.“

Um frekari stækkun fyrirtækisins segir Tómas að það sem hái því sé smæð landsins, en einnig skekki það samkeppnisstöðuna þegar ríki og sveitarfélög niðurgreiða sambærilegt húsnæði. „Þar er ég að tala um fyrirtækjaklasa fyrir frumkvöðla í Reykjavík, Akureyri og Ísafirði til dæmis, sem niðurgreiddir eru af skattfé, hvort sem er með beinum hætti eða með lægri fasteignagjöldum. Þarna kemur fram mikil skekkja því við bjóðum það sama en borgum fullt markaðsverð fyrir okkar húsnæði. Þetta er eflaust niðurgreitt með góðum hug en skekkir alla samkeppni.“

Regus byrjaði nýlega að bjóða upp á þá nýjung að veita alhliða umsjón atvinnuhúsnæðis, sem er sambærileg þjónusta og Regus veitir alþjóðlega. „Í því felst að við höfum umsjón með rekstri og þjónustu, s.s. þrifum, innheimtu, umsjón lóða, bílakjallara og fleira. Við sjáum nú þegar um Höfðatorgsreitinn og munum sömuleiðis sjá um rekstur Hafnartorgs og Urðarhvarfs.“

Önnur þjónusta sem Regus veitir er að bjóða fyrirtækjum og aðilum sem lenda í vatnstjóni eða bruna aðstöðu. „Ef menn lenda í slíku tjóni og verða að fara úr sínu húsnæði geta þeir komið með tölvuna sína með sér til okkar og hafið rekstur strax daginn eftir. Það eru nokkur nýleg dæmi um að fyrirtæki hafi nýtt sér það.“

Opna á Grænlandi 2020

Ekki er langt síðan tilkynnt var að Regus ætlaði að færa út kvíarnar og opna skrifstofuhúsnæði í Færeyjum og Grænlandi. Tómas segist eiga sérleyfið fyrir bæði löndin og stefnt sé að því að opna í Grænlandi um það leyti sem nýr flugvöllur í Nuuk verður opnaður árið 2022. Verið sé að leita að hentugu húsnæði en gríðarleg tækifæri séu að opnast þar í landi. Í Færeyjum hins vegar hyggst Tómas finna samstarfsaðila til að opna með Regus-þjónustu.

Rekstur Regus hefur alltaf skilað hagnaði að sögn Tómasar, allt frá 70 þúsund krónum fyrsta árið og upp í 16 milljónir á síðasta ári.

„Við höfum verið réttum megin við núllið öll fjögur árin þrátt fyrir að við höfum byrjað með núll krónur árið 2014. Við erum hins vegar ekki mikið skuldsett og höfum náð að stækka með innri vexti. Veltan í ár verður á bilinu 250-300 milljónir króna, og sú upphæð mun vaxa á næsta ári, enda fermetrafjöldinn að aukast. Kostnaðurinn hjá okkur er aðallega leigukostnaður, eða um 40-45%, og svo talsverður launakostnaður. Við erum með níu starfsmenn og ætlum að fjölga upp í 12 á næsta ári. Við þolum ekki mikið launaskrið, því við teljum okkur ekki geta velt því út í leiguverðið. Við hagræðum frekar og leitum leiða til að nýta hlutina betur.“

Tómas segir að góð nýting húsnæðisins hafi hjálpað þessi ár. „Við höfum aldrei borgað arð og fyrstu tvö árin fékk ég engin laun, en eftir á að hyggja er það vel þess virði þegar maður sér árangur af starfi sínu í dag.“

Gagnaveitur

Erlendar viðskiptafréttir