Hvernig nærð þú hámarksafköstum?

Það er margtuggin klisja að sólarhringurinn innihaldi „alltof fáar klukkustundir“ og þal. nái fólk ekki þeim árangri og afköstum sem það myndi vilja. Samt virðast sumir ná að leysa ótal verkefni á stuttum tíma á meðan aðrir eru með það sama hangandi yfir sér dögum saman. Forbes tók saman lista af atriðum sem gott er að hafa í huga ætli maður að hámarka afköst sín.

Ekki setja hluti á bið

Afkastamiklir einstaklingar slóra ekki með hlutina eða fresta þeim. Það er ekki vænlegt til vinnings að geyma tölvupósta og símtöl til að „afgreiða síðar“. Strax og eitthvað berst til þín eða fangar athygli þína skaltu ljúka því strax.

Undirbúðu morgundaginn í dag

Hinir afkastamiklu ljúka deginum á því að undirbúa næsta dag. Þetta er gott bæði vegna þess að þannig fá þeir yfirlit yfir afrek dagsins, auk þess að tryggja að morgundagurinn verði ábatasamur.

Kláraðu leiðinlegu verkin strax

Bestur árangur næst með því að ljúka leiðinlegum eða óáhugaverðum verkum strax í upphafi dags og eyða svo afgangi dagsins í verkin sem manni finnst skemmtileg. Þannig eru þau leiðinlegu ekki hangandi yfir manni allan daginn.

Forgangsraðaðu rétt

Oft koma upp smávægileg vandamál sem krefjast lausnar á stundinni og aftra því að við klárum stóru verkin sem skipta mestu máli. Það er mikilvægt að kunna að skipuleggja tímann þannig að mikilvæg verkefni fái forgang og önnur bíði á meðan.

Fundir geta gjarnan dregist á langinn - Mynd úr safni AFP

Haltu þig við setta dagskrá á fundum

Það er alkunna að fundir geta dregist mikið á langinn ef fundarmenn leyfa því á annað borð að gerast. Þeir sem vilja hámarka afköst sín tilkynna hins vegar strax í upphafi fundar að þeir hyggist halda sig við setta dagskrá og afgreiða málin skipulega til þess að nýta tímann sem best.

Lærðu að segja nei

Notkun orðsins „nei“ er ekki á allra færi, en ætli maður að ná hámarksafköstum í vinnu sinni er mikilvægt að kunna að nota það. Ef maður kann að segja nei við sífelldum nýjum skuldbindingum er maður líklegri til að leysa betur þær skuldbindingar sem þegar eru til staðar, í stað þess að vera með fingurna í öllu í einu.

Skoðaðu tölvupóstinn á tilteknum tímum

Ætli maður að ná hámarksafköstum er ekki hægt að láta tölvupóst trufla sig í gríð og erg. Gott er að koma einhvers konar kerfi á tölvupóstinn, þannig að mikilvægustu viðskiptavinir og vinnufélagar hafa t.d. forgang í birtingu, eða stilla jafnvel á sjálfvirkt svar sem lætur sendendur vita hvenær þú ætlar að skoða póstinn næst.

Ekki „múltítaska“

Að vera með mörg járn í eldinum getur drepið niður afköst þegar á heildina er litið. Rannsóknir frá Stanford-háskóla hafa sýnt að þeir sem skoða margs konar upplýsingar á sama tímapunkti eiga gríðarlega erfitt með að einbeita sér og þ.a.l. hafa þeir oft fjölmörg verk hangandi yfir sér án þess að klára neitt þeirra. Best er því að klára eitt verkefni í einu og vinda sér svo í næsta.

Vertu óhræddur við að útdeila verkefnum

Það er mikilvægt að vera meðvitaður um að maður sjálfur er ekki eini gáfaði og hæfileikaríki einstaklingurinn í fyrirtækinu. Treystu öðrum til að vinna tiltekin verk og einbeittu þér alfarið að þínum eigin.

Tæknin þarf alls ekki að vera til trafala AFP

Nýttu þér tæknina

Tækniframförum er gjarnan úthúðað fyrir að skapa nýja „athyglisþjófa“. Tæknin geymir hins vegar ótal forrit og brögð til að skipuleggja tímann vel. Hægt er að setja upp ítarlega dagskrá, fá meldingar þegar mikilvægir viðburðir eiga sér stað, þegar hlutabréf hækka og lækka eða þegar þú færð tölvupóst frá mikilvægum kúnna.

• Blogga um frétt