14. febrúar 2007 | Í dag | 473 orð | 1 mynd

Rekstur | Félag um skjalastjórn heldur ráðstefnu og námskeið á fimmtudag og föstudag

Skjalastjórn í rafrænu um hverfi

Inga Dís Karlsdóttir fæddist í Reykjavík 1976 og er uppalín í Njarðvík. Hún lauk stúdentsprófi 1996 frá Fjölbrautaskóla Suðurnesja og BA-prófi í bókasafns- og upplýsingafræði frá Háskóla Íslands 2002.
Inga Dís Karlsdóttir fæddist í Reykjavík 1976 og er uppalín í Njarðvík. Hún lauk stúdentsprófi 1996 frá Fjölbrautaskóla Suðurnesja og BA-prófi í bókasafns- og upplýsingafræði frá Háskóla Íslands 2002. Inga Dís starfaði á bókasafni Orkustofnunar að námi loknu. Hún hóf störf sem skjala- og upplýsingastjóri hjá ÁTVR árið 2003. Inga Dís hefur verið formaður Félags um skjalastjórn frá árinu 2005. Sambýlismaður Ingu Dísar er Starri Freyr Jónsson viðskiptafulltrúi og eiga þau einn son.

Næstkomandi fimmtudag, 15. febrúar, efnir Félag um skjalastjórn til ráðstefnu um skjalstjórn í rafrænu umhverfi á Grand Hóteli í Reykjavík. Föstudaginn 16. febrúar stendur félagið fyrir námskeiðinu "Understanding and explaining record management". Kennari á námskeiðinu er Catherine Hare, fyrrum skjalastjóri Sameinuðu þjóðanna og lektor í skjalastjórn, sem jafnframt er aðalfyrirlesari ráðstefnunnar.

"Mikil vitundarvakning hefur átt sér stað um gildi skjalastjórnunar og er hún ekki lengur afgangsstærð innan fyrirtækja," segir Inga Dís Karlsdóttir, formaður Félags um skjalastjórn. Inga Dís segir að í alþjóðlegum stöðlum sé skjalastjórn skilgreind sem kerfisbundin stýring á skjölum frá myndun þeirra til ákvörðunar um varðveislu eða eyðingu, þ.ám. ferlum til að fanga og viðhalda vitnisburði og upplýsingum um starfsemi og viðskipti í formi skjala: "Skjalastjórn er nauðsynleg til að tryggja samfellt flæði upplýsinga innan fyrirtækja og stofnana. Nú er ekki lengur einungis lögð áhersla á að halda utan um skjöl sem eru þegar til staðar, heldur þarf einnig að greina hvar skjöl eru ekki mynduð til stuðnings við stefnu, áætlanir fyrirtækis og í samræmi við laga- og reglugerðarramma," segir Inga Dís. "Stjórnendur hafa áttað sig á að tölvubyltingin hefur ekki fækkað skjölum, heldur þvert á móti fjölgað þeim, og full þörf er á að fjalla um þær leiðir sem færar eru til að tryggja góðan og greiðan aðgang að skjölum í breyttu umhverfi."

Inga Dís segir í dag vera algengt að flest starfsfólk fyrirtækis sjái sjálft um skráningu og föngun skjala: "Þetta gera þau um leið og skjalið er myndað í rafrænu skjalakerfi. Þá ríður á að það kerfi sem notað er uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til skjalastjórnunar, kerfið sé innleitt á réttan hátt og starfsfólk fái rétta þjálfun."

Ráðstefna föstudagsins fjallar um megináskoranir og möguleika rafrænnar skjalastjórnunar: "Við fjöllum um val á rafrænum skjalastjórnunarkerfum, hvaða kröfur þau þurfa að uppfylla og jafnframt um staðla um slík kerfi," segir Inga Dís. "Rætt verður um langtíma varðveislu gagna, og fjallað um verkefni um skil á rafrænum gögnum til Þjóðskjalasafns Íslands þannig að þau verði lesanleg um ókomna tíð."

Jafnframt verður fjallað um hlutverk skjalastjórnunar í stjórnsýsluumhverfi og tengsl skjalastjórnar og gæðastjórnunar: "Umboðsmaður Alþingis mun m.a. flytja erindi, en embættið gaf fyrir skemmstu út skýrslu þar sem fram kom að skjalastjórn væri nokkuð áfátt víða í íslenskri stjórnsýslu, og hefði hamlandi áhrif á málshraða," segir Inga Dís.

Nánari upplýsingar um dagskrána og skráning er á heimasíðu Félags um skjalastjórn á slóðinni www.irma.is. Skráningarfrestur er til loka miðvikudags.

Aðgangsupplýsingar

Notandi:Þú ert ekki innskráð(ur).
Greinin: Þessi grein er ókeypis þar sem hún er eldri en þriggja ára.
Morgunblaðið - fyrsta forsíðan

Morgunblaðið hjá Landsbókasafni

Á vefnum timarit.is er að finna stafrænt safn Landsbókasafns yfir helstu dagblöð og tímarit landsins. Þetta er eina leiðin til að leita að efni úr Morgunblaðinu frá því fyrir 1986.