Betri nýting á tíma og aukið skipulag #2

Í hröðu umhverfi viðskipta hefur í gengum tíðina þótt ansi fínt að geta gert fleira en eitt í einu. Haldið mörgum boltum á lofti í sömu andrá. Vera með mörg járn í eldinum. Enska orðið „multitasking“ er í hugum margra eftirsóknarverður eiginleiki og eitthvað sem gæti orðið til þess að við kæmum meiru í verk. En er fjölvinna (multitasking) málið?

Nýlegar rannsóknir benda til þess að svo sé ekki. Mun vænlegra er að einbeita sér að einu verki í einu, ljúka því og taka svo til við það næsta. Mannsheilinn er einfaldlega ekki gerður til þess að gera fleira en eitt í einu svo vel sé. Þegar við vinnum í fleiri en einu verkefni í einu getum við ekki skilað verkefnunum sem um ræðir í eins háum gæðaflokki og ef við hefðum einbeitt okkur að einu í einu þar sem aukin orka fer í það færa athyglina frá einu máli til annars fram og til baka. Það má því færa fyrir því rök að þegar við gerum fleira en eitt í einu til þess að spara okkur tíma þá erum við í raun og veru að sóa tíma. Í það minnsta erum við ekki að nýta krafta okkar til hins ítrasta.

Nokkrar staðreyndir um „multitasking“:

• ·         Rannsóknir sýna að 2% manna geta í raun unnið að fleiri ein einu verkefni í einu og skilað þeim jafnvel af sér og hefðu þeir unnið í einu verkefni í einu á eftir hverju öðru. Fyrir okkur hin sem falla í  98 prósentahópinn þá gerir „multitasking“ meiri skaða en gagn.
• ·         Rannsóknir sýna að greindarvísitala lækkar um allt að 10 stig þegar unnið er að fleiri en einu verkefni í einu sem samsvarar þokunni í höfði þeirra sem verða fyrir því að mæta til vinnu ósofnir.
• ·         Að tala í símann undir stýri (sem er ekkert annað en að multitaska) hægir á viðbrögðum ökumanns til jafns við ökumann sem ekur undir áhrifum með allt að 0,08% alkóhólmagn í blóði. Gildir þá einu hvort um er að ræða með handfrjálsum búnaði eða án.
• ·         Rannsókn sem unnin var við háskólann í Michigan leiddi í ljós að þeir sem beðnir voru um að skrifa skýrslu og vera í sífellu að kíkja átölvupóstinn sinn um leið voru helmingi lengur að vinna skýrsluna og svara póstinum en þeir sem  luku öðru verkefninu áður en þeir tóku til við hitt.
• ·         Framleiðni minnkar um 40% ef við erum að vinna í mörgum verkefnum í einu.

Það að vinna í mörgum verkefnum í einu veldur auk þess streitu og auknu álagi sem getur gert það að verkum að fólki finnst það sífellt verða að gera eitthvað, vera í sambandi, koma einhverju í verk. Fólk fer m.a. að gera fleira en eitt í einu þegar það slakar á fyrir framan sjónvarpið en 42% Bandaríkjamanna eru á netinu um leið og þeir horfa á sjónvarpið. 29% þeirra tala í símann um leið og þeir horfa á sjónvarp og 26% þeirra senda smáskilaboð í gegnum síma eða netið um leið og þeir slaka á fyrir framan sjónvarpið.  Þessi stöðuga streita og síaukna þörf fyrir áreiti eykur líkur á streitutengdum sjúkdómum eins og þunglyndi eða kvíða. Langvarandi streita getur einnig aukið líkur á sykursýki, ofvirkni í skjaldkirtli, lungnakrabbameini, hjartasjúkdómum, heilablóðfalli o.fl. 

Líttu upp og skoðaðu umhverfið í kringum þig. Er hvatt til fjölvinnu á þínum vinnustað? Er fólk með tvo skjái? Er fólk að tala í símann um leið og það er að svara tölvupósti eða vinna í öðrum verkefnum í tölvunni? Er fólk að gera fleira en eitt í einu í sífellu? Stóra spurningin er hvort þessi áhersla á að vera með mörg járn í eldinum í einu borgar sig?

Ef þú ert í hópi þeirra 2% sem geta multitaskað er það hugsanlegt. Fyrir okkur hin sem falla í 98% hópinn þá borgar það sig að gera eitt í einu og þannig spara sér tíma til nota í eitthvað annað, eða jafnvel stytta vinnudaginn.

Prófaðu!

Unnur Valborg Hilmarsdóttir

ACC stjórnendaþjálfari og annar eigenda Vendum, www.vendum.is

unnur@vendum.is

Heimild: http://mashable.com/2012/08/13/multitasking-infographic/