Klár Ekki þarf annað en nettengda tölvu til að nota Netviewer. Auðunn Stefánsson hjá Þekkingu segir ávinningin af fjarfundum augljósan.
Klár Ekki þarf annað en nettengda tölvu til að nota Netviewer. Auðunn Stefánsson hjá Þekkingu segir ávinningin af fjarfundum augljósan.
Núna skiptir hraðinn öllu. Hlutirnir verða að gerast hratt og vel.

Núna skiptir hraðinn öllu. Hlutirnir verða að gerast hratt og vel. Að nýta fjarfundatækni í rekstri fyrirtækisins snýst ekki bara um að spara ferðakostnað milli bæjarhluta, landshluta eða landa heldur ekki síður um að spara tíma,“ segir Auðunn Stefánsson, sölu- og markaðsstjóri hjá Þekkingu.

Þekking hefur hafið sölu á fjarfundalausn þýska fyrirtækisins Netviewer AG. „Við erum fyrsta fyrirtækið sem fær að hýsa lausnina staðbundið, en annars staðar í heiminum er þjónustan rekin gegnum netþjóna í Þýskalandi. Með þessu náum við bæði að útrýma kostnaði við niðurhal sem og bæta gæði og hraða.“

Bara smellt á hlekkinn

Netviewer er forrit sem keyrt er á tölvu og krefst að sögn Auðuns ekki fjárfestinga í viðbótarbúnaði. „Stofnkostnaður fyrir viðskiptavininn er enginn og ekki þarf heldur að greiða fyrir uppfærslur. Aðeins þarf að greiða mánaðarlegt gjald á hvern notanda sem sendir út fundarboð, og greiðist sama gjaldið óháð hversu marga fundi notandinn boðar eða hversu marga hann boðar á fundinn,“ segir hann en allt að 100 manns geta tekið þátt í fundi á Netviewer í einu.

Fundarstjóri sendir út boð til fundargesta og inniheldur boðið hlekk sem smella þarf á og ræsist þá fundurinn sjálfkrafa í tölvu gestsins, án þess að hann þurfi að setja upp nein forrit. Það er því hægt að boða til fjarfundar við hvern sem er, svo lengi sem hann hefur aðgang að nettengdri tölvu, óháð því hvort viðkomandi er sjálfur áskrifandi að þjónustu Netviewer.

„Í Netviewer er síðan ekki aðeins hægt að sjá og ræða við fundargesti heldur má á einfaldan hátt halda til dæmis glærukynningar á skjánum, en lausnin hentar meðal annars líka vel fyrir fjarkennslu,“ segir Auðunn. „Forritið gerir einnig kleift að senda gögn og plögg á milli fundargesta, og vinna í þeim í sameiningu. Sá sem boðar til fundarins getur fært fundarstjórn yfir til annars notanda og fundurinn haldið áfram þó að hann aftengist. Nýi fundarstjórinn getur þá tekið yfir skjámynd upphaflega fundarstjórans og haldið þræði eins og ekkert sé. Og ef einhver getur ekki sótt fundinn er hægt að taka hann upp og gestir geta hlýtt aftur á samræðurnar eða kynninguna eftir hentugleika.“

Að sögn Auðuns er Netviewer léttur í keyrslu en jafnframt búinn kröftugum öryggiseiginleikum til að vernda þær upplýsingar sem koma fram á fundinum sem oft á tíðum eru viðkvæmar og verðmætar. „Forritið notast við mjög öfluga dulkóðun og uppfyllir ströngustu kröfur um öryggi í samskiptum.“

Fjarfundir eru framtíðin

En henta fjarfundir fyrir alla fundi? Getur Netviewer komið í staðinn fyrir fundi og kynningar upp á gamla mátann? „Vitaskuld munu fundir augliti til auglitis alltaf standa fyrir sínu en raunin er sú að fjarfundatækni eins og Netviewer getur fyllilega komið í staðinn fyrir meirihluta funda og kynninga sem starfsmenn og stjórnendur sækja í venjulegu íslensku fyrirtæki,“ segir Auðunn. „Þegar við síðan byrjum að mæla kostnaðarlegt hagræði, aukna framleiðni og þann hraða sem verður á samskiptum þá leikur ekki á því nokkur vafi að þetta er fundarform sem fyrirtæki munu horfa til í auknum mæli. Einnig má geta þess að nú á dögum er mikið horft til lausna sem hafa góð áhrif á umhverfið. Netviewer AG hefur hlotið sérstaka viðurkenningu fyrir að bjóða upp á lausn sem stuðlar að minni ferðalögum og hefur þar með óbein áhrif á útblástur mengandi lofttegunda í andrúmsloftið.“