ÞAR HALDA KONUR UM STJÓRNTAUMANA Hildur Petersen er framkvæmdastjóri í gamalgrónu fjölskyldufyrirtæki, þar sem hún leggur áherslu á nýja stjórnunarhætti. Í stjórn sitja 2 konur og einn karlmaður og konur eru til helminga í 20 efstu stjórnunarsætunum.

ÞAR HALDA KONUR UM STJÓRNTAUMANA Hildur Petersen er framkvæmdastjóri í gamalgrónu fjölskyldufyrirtæki, þar sem hún leggur áherslu á nýja stjórnunarhætti. Í stjórn sitja 2 konur og einn karlmaður og konur eru til helminga í 20 efstu stjórnunarsætunum.

Á SUNNUDEGI

eftir Elínu Pálmadóttur

Hildur Petersen er framkvæmdastjóri Hans Petersens hf., sem er fjölskyldufyrirtæki þar sem hún byrjaði að vinna sem sendill 12 ára gömul. Á skólaárum sínum vann hún þar við ýmis störf í versluninni og á skrifstofunni. Hildur er stúdent 1975 frá MR og var í viðskiptafræðinámi við Háskóla Íslands. Faðir hennar, Hans P. Petersen, hafði verið forstjóri í 40 ár er hann veiktist og lést 1977 og framkvæmdastjórinn, sem hann réði í veikindum sínum, dó haustið 1978. Þá stóð Hildur andspænis því að taka við og gerði það. Varð 23ja ára gömul stjórnarformaður og framkvæmdastjóri, sem hún hefur verið síðan.

ildur tók við Hans Petersen á erfiðum tíma. Fyrirtækið stóð í miklum fjárfestingum, því í byggingu var 3.300 fm hús á Lynghálsi 1, þangað sem það flutti höfuðstöðvar sínar 1981. Á neðri hæðinni var á 1.200 fermetrum komið upp heilli verksmiðju, þar sem framköllunin fór fram. Þá var þetta mikið framleiðslufyrirtæki, þar sem störfuðu 40 manns. En um 60 manns hjá öllu fyrirtækinu. Síðar kom ný tækni, hraðframköllunin, og vélarnar fóru út í verslanirnar, að því er Hildur segir. En við hittum hana í björtu og hlýlegu umhverfi í skrifstofunum á efri hæðinni.

Fyrirtækið er með elstu fyrirtækjum landsins. Afi Hildar, Hans Petersen, stofnaði það 1907 þar sem nú er Bankastræti 4 og ein af verslununum er þar enn. Við lát hans 1938 tók amma hennar, Guðrún Petersen, sem var ekkja með sex börn, við stjórninni. Svo að snemma tóku konurnar í ættinni um stjórntaumana. "Amma mín leit svo á að konur gætu stjórnað engu síður en karlmenn. Pabbi var að vísu nær tvítugu og kom brátt inn í fyrirtækið með henni," segir Hildur. Við lát Guðrúnar 1961 var það gert að hlutafélagi í eigu barna hennar sex og Hans Pétur Petersen stjórnaði því til 1977, sem fyrr segir. Hans Petersen hf. er sem sagt fjölskyldufyrirtæki, eigendurnir tíu talsins af annarri og þriðju kynslóð. Fjórir þeirra starfa þar, þrjár konur og einn karlmaður.

Fjölskyldufyrirtæki best?

"Undanfarin ár hefur því oft verið haldið fram, að almenningshlutafélög á opnum hlutabréfamarkaði, sem stjórnað er af utanaðkomandi fagstjórnendum, séu besta rekstrarformið. Ég er á annarri skoðun," segir Hildur. "Held að fjölskyldufyrirtæki séu ekki síðra form og að eigendurnir vinni þar sjálfir. Rökstyð það með því að auðvitað hugsi fólk best um sína eigin fjármuni. Ef maður lítur á best reknu fyrirtækin í dag, þá eru það einmitt fjölskyldufyrirtæki. Má nefna Hagkaup, Mylluna, Byko, Heklu og fleiri. Í öðru lagi geta fjölskyldufyrirtæki leyft sér að hafa misgóða afkomu og eru þá ekki eins háð skammtímasjónarmiðum." Hildur nefnir sem dæmi að í fyrra var í fyrsta sinn í 10 ár tap og það kom m.a. til vegna þess að vísvitandi var farið í fjárfestingu sem ekki skilar sér strax.

Ekki eru konur neinar hornkerlingar í fyrirtækinu Hans Petersen. Sex efstu stjórnunarsætin skipa konur til helminga og þó tekin séu 20 efstu sætin, þá helst það hlutfall. Í þriggja manna stjórn sitja tvær konur, Hildur og frænka hennar Elín Agnarsdóttir, og einn karlmaður, Tryggvi Jónsson endurskoðandi, sem kemur utan frá. "Fjölskyldan verður að gæta að því að falla ekki í þá gryfju að álíta að fjölskyldumeðlimirnir séu best fallnir til allra stjórnunarstarfa. Ég tel mjög mikilvægt að nýta mér fagstjórnendur og er óhrædd við að kalla til utanaðkomandi þekkingu þegar það á við. Maður má ekki falla í þá gryfju að halda að maður sé bestur í öllu og þarf að geta nýtt sér utanaðkomandi fagþekkingu," segir Hildur.

Örar tækninýjungar

Mikil breyting hefur orðið á fyrirtæki Hans Petersens síðan það byrjaði að versla með matvörur og seldi svo auk ljómyndvaranna leikföng og veiðarfæri. Árið 1920 tók fyrirtækið við Kodakumboðinu og hefur alla tíð síðan verið umboðsaðili þess á Íslandi. Ljósmyndavörur eru enn lang stærsti hlutinn af viðskiptunum. "Almenningur notar myndavélar og framköllun. En fyrir þremur árum fórum við að selja sælgæti líka, sem fellur vel að dreifingarkerfinu," segir Hildur. En í dag selur Hans Petersen m.a. Mozart og Marabou sælgæti. Svo að aftur er verið að auka fjölbreytnina í vöruvali. Einnig hefur Hans Petersen verið að færa út kvíarnar með fjölgun verslana, kaupa verslanir í rekstri og setja upp aðrar. Nú eru búðirnar orðnar 10 talsins í Reykjavík og nágrenni, sú stærsta í Kringlunni.

Þróunin hefur verið sú að fólk vill eiga minningar sínar í myndum, sem kemur m.a. vel fram þegar náttúruhamfarir verða eins og í Los Angeles. Þá grípur fólk með sér það sem því er kærast, myndaalbúmin. Fyrsta hugsunin er að glata þeim ekki.

Hildur segir að Hans Petersen hafi jafnhliða verið að auka fjölbreytnina í þjónustu. Nefnir þar til svonefndar Töframyndir og sýnir mér bækling með kynningu á þessari tæknibyltingu í úrvinnslu ljósmynda, þar sem breyta má myndinni, setja saman tvær myndir í eina, bæta við myndefnið og breyta staðreyndum. Til dæmis getur komið sér vel að koma úr laxveiði og láta stækka á myndinni tittinn sem maður veiddi í gríðarstóran lax. Eins er það nýjung að vera með í búðunum í Kringlunni og í Bankastæti tæki sem stækka myndir á staðnum og fólk getur beðið og fylgst með á fimm mínútum hvernig þær koma út í stækkuninni. Þetta hefur verið mjög vinsælt. Í fimm verslunum er einnig boðið upp á litljósritun.

Önnur nýjung höfðar til fyrirtækja og auglýsingastofa. Á Laugavegi 178 hefur Hans Petersen verið með tölvutengda þjónustu, þar sem hægt er að fá gerða eins stóra mynd og hver vill. Þar kemur inn allt annar markhópur. Til dæmis er núna verið að framleiða þar myndir á stórar sýningar. Þessi "Lasermasterprentari" býður möguleika á útprentunum hvers kyns veggspjalda og borða. Þá þurfa minni fyrirtæki ekki að vera sjálf með tæki til alls.

Það hlýtur að vera erfitt að reka fyrirtæki í grein þar sem þróunin er svona ör og breytingar miklar? "Það krefst mikillar þekkingar á markaðinum. Þegar ný tækni er að ryðja sér til rúms þarf að fylgjast vel með og kaupa á réttri stundu. Ný tækni er fljót að lækka í verði," segir Hildur og samsinnir því að mikill vandi sé að veðja á það rétta.

Við höldum áfram að tala um þessar tækninýjungar, sem eru komnar eða eru að fara í gang. Hildur nefnir nýja tækni sem gerir kleift að skrifa gögn frá tölvu yfir á geisladisk, sem er bylting í vistun gagna í stafrænu formi. Þá er hægt að koma til þeirra með diskling eða jafnvel mynd og fá það sett yfir á geisladisk. Hún segir geisladiskmyndir á mikilli uppleið. Viðskiptavinurinn getur þá fengið bæði myndina og svo diskinn með sér heim og horft á myndaefnið á tölvuskjá eða í sjónvarpi.

Þessar geisladiskmyndir eru m.a. að koma í staðinn fyrir litskyggnur. Hildur segir að þau fylgist vel með þessari þróun og býst við að þau geti boðið þessa þjónustu fyrir almennan markað áður en þrjú ár eru liðin. Þó reiknar hún ekki með að eldra fólk fari yfir í þetta. Það vilji áfram sjá myndirnar sínar á pappír og raða þeim í albúm. En yngsta fólkið, sem elst upp við tölvur, muni grípa það. Þetta eru geisladiskar sem hægt er að tengja við tölvuna. Möguleikarnir eru óteljandi. Til dæmis hægt að fá ferðabæklinga á geisladiskum.

"Margir skemmtilegir og spennandi möguleikar eru framundan. Og hafa raunar verið það síðan ég byrjaði, bæði í myndavélunum og framkölluninni. Við höfum verið á neytendamarkaði og einnig selt til prentsmiðja, spítala og fleiri. Nú er þetta að breytast þannig að filmuvinnan verður minni, en við erum að bæta okkur það upp með sölu á myndgreinum, prenturum og fleiri tækjum. Jafnvel þessum geisladiskriturum," segir Hildur.

Hún segir að gegnum árin hafi gengið nokkuð vel. Þetta er ekkert smáfyrirtæki sem hún rekur. Veltan á síðastliðnu ári var 630 milljónir króna.

Nýir stjórnunarhættir

"Við höfum á sl. fimm árum verið að tileinka okkur nýja stórnunarhætti, svonefnda gæðastjórnun. Það er eins og gamalt vín á nýjum belgjum," segir Hildur þegar við víkjum talinu að stjórnun á svo viðamiklu fyrirtæki. Hún segir að sér verði oft hugsað til pabba síns þegar fyrirtækið var svo lítið, um 20 manns í vinnu, að hann gat sjálfur miðlað til þeirra með fordæmi. "Nú þegar við erum með 90 starfsmenn á 10 stöðum verður að finna eitthvert kerfi. Við byrjuðum fyrir 5 árum að kynna okkur nýja stjórnunarhætti. Sagt er að hægt sé að skera óþarfa kostnað niður um 20-40% ef allt er gert rétt frá byrjun. Ef ekki, þá verður sumt smám saman leiðrétt, annað heldur áfram að vera þar. Því er spáð að þau fyrirtæki sem ekki taki upp nýja stjórnunarhætti lifi ekki fram yfir næstu aldamót."

Hildur rekur nokkra þætti sem eru mikilvægir. Nefnir fyrst þátttökustjórnun. Að stjórnendur geri sér grein fyrir því að þeir eigi ekki að vera allt í öllu en virkja hugmyndir frá starfsfólki. Vinna með starfsfólkinu, vera í hópnum. "Ég tel mig hafa sannreynt að með því að gefa starfsfólkinu tækifæri, þá fáum við meira út úr því og því þykir vinnan miklu áhugaverðari og skemmtilegri. Okkur hefur reynst vel að mynda hópa sem vinna að því að finna nýjar hugmyndir og þeir fá að fylgja þeim eftir."

Annað atriði er launakerfið. "Við höfum farið frjálslega í að brjóta það upp. Farið í hvetjandi kerfi. Til dæmis borgum við í verslunum okkar eftir sölumagni og þjónustugæðum. Settum okkur staðla, sem starfsfólkið var með í að móta." Þegar spurt er um dæmi, sýnir Hildur okkur þjónustustaðla í 26 liðum, sem miða að alúðlegu viðmóti og skjótri afgreiðslu. Ráðgjafafyrirtæki var fengið til að mæla árangurinn, m.a. með því að dulinn viðskiptavinur kemur í búðirnar. "Þetta hefur gengið vel og við erum ánægð með útkomuna. Þetta hefur orðið hverjum hópi til styrktar og hvatningar til að hver maður standi sig svo að hópurinn fái bónus. Þetta sé betra fyrir alla og ekki síst viðskiptavinina. Starfsfólkið sé ánægt. Ef það hætti, þá sé það á eftir hæfara til að fá vinnu annars staðar. Við greiðum sölufólkinu og fólkinu í bókhaldinu líka bónus. Erum með frammistöðumat, tengt verkefnum. Starfsfólkið fær hluta af sínum launum greidd eftir því hvernig það leysir þessi verkefni af hendi." Hildur segir að launakerfið sé orðið allt öðruvísi. Þegar spurt er segir hún að undirstaðan, grunnlaunin sem fyritækið borgi, séu hærri en taxtar. Enda taxtarnir svo lágir að fáir fari eftir þeim.

Þá hefur fyritækið tekið fyrir kvartanirnar og skráð þær. "Úr kvörtunum á að leysa strax. Hver starfsmaður hjá Hans Petersen á að geta leyst sjálfur úr slíku máli á staðnum, sem nemur upp í 10 þúsund króna útgjöldum. Við lítum svo á að viðskiptavinurinn hafi rétt fyrir sér og leysa eigi úr hlutunum."

Hún nefnir eina nýjung enn. "Við erum að reyna að setja öll vinnuferli í flæðirit. Höfum gert það fyrir myndaframleiðsluna og ferlireikninga fyrirtækisins. Tilgangurinn að finna út hvort við erum að gera hlutina of flókna. Skoða hvort við getum fellt eitthvað út svo hlutirnir gerist hraðar og betur. Annað markmið er að hafa sem minnst af leyndarmálum innan fyrirtækisins. Að alls staðar sé miðlað út í fyrirtækið." Og Hildur sýnir mér ársskýrslu sem gerð hefur verið fyrir starfsfólkið og eigendurna, þar sem skilmerkilega er gerð grein fyrir rekstri og afkomu, veltu og tapi. Þetta komi öllum við.

Þá kemur hún að enn einu í sambandi við gæðastjórnunina, upplýsingakerfinu í fyrirtækinu. Að fá gegnum tölvukerfi sem skilmerkilegastar upplýsingar. Þar er áhersla lögð á að geta fylgst með arðseminni út úr hverri fjárfestingu, að fá hratt og í ákveðnu fari sem skilvirkastar upplýsingar. Á undanförnum tveimur árum hefur þetta verið endurskipulagt og fenginn til þess nýr hugbúnaður og tölvur. "Þetta er mikill munur. Við höfum alltaf reynt að fylgjast með, en nú gera tölvurnar kleift að gera það betur og fyrr en áður," segir hún.

Í þessu tali um stjórnunarhætti vaknar óhjákvæmilega sú spurning hvort Hildur sjái að munur sé á stjórnun karla og kvenna. "Karlar hafa gegn um tíðina stjórnað fyrirtækjunum. Viðhorfið verið að fyrirtæki sé eins og vél og eigi að nálgast það sem slíkt. Í nýlegri bandarískri grein um konur, karla og stjórnunarhætti kom fram að konur hafi lagt meiri áherslu á starfsfólkið, að þjálfa það, á hópvinnu og að fletja út stjórnkerfið. Þannig megi fækka millistjórnendum og koma valdinu neðar. Þar segir að konur séu að öllu jöfnu samvinnufúsari og óformlegri í samskiptum. Og ég er sama sinnis. Því má við bæta að amerískar konur stofna tvisvar sinnum fleiri smáfyrirtæki en karlar og að þriðjungur af smáfyrirtækjum í Bandaríkjunum eru í eigu kvenna.

Hildur segir mér það ekki, en ég hafði veður af því að nýlega komu um 20 konur í stjórnunarstörfum í Norður-Svíþjóð til Íslands og heimsóttu ýmis fyrirtæki. Þær komu til Hans Petersens hf. og Hildur og Elín frænka hennar fræddu þær um hvernig þar væri stjórnað. Á eftir sögðu þær að þetta væri það besta sem þær hefðu séð í ferðinni. Urðu svo hrifnar að hópurinn stofnaði við heimkomuna til samstarfshóps, sem þær skírðu Hildar-Heklu félagsskapinn.

Að lokum er Hildur Petersen spurð hvað henni finnist um starfsumhverfi fyrirtækja á Íslandi um þessar mundir og hvort hún telji að þáttaka okkar í EES muni breyta miklu fyrir hennar fyrirtæki. "Mér finnst að þessi ríkisstjórn hafi staðið sig vel í að breyta til hins betra. Verðbólgan er komin niður, vextir hafa lækkað, ýmis gjöld felld niður og tekjuskattur lækkaður. Þetta hefur gerst á síðustu tveimur árum. Einnig hafa tollar verið að lækka, sem hefur stórbætt okkar samkeppnisaðstöðu við umheiminn. Það var þó kænt bragð að fella um áramótin niður tolla og setja jafnhá vörugjöld á í staðinn. En það mál er nú til skoðunar. Það neikvæða er þegar ríkið er að keppa við markaðinn. Mér þætti skelfilegt að keppa við ríkið, sem ekki þarf að sýna hagnað og getur því hagað sínum málum allt öðruvísi.

Markmiðið með þessum bótum hefur verið að gera fyrirtækin samkeppnisfær við umheiminn og það er hluti af EES samkomulaginu. Í sambandi við EES hefur því verið spáð að einkaumboð muni falla niður. Það er ekkert nýtt, síðastliðin 15 ár síðan ég tók við hafa engin höft verið á innflutningi og fyrirtæki getað flutt inn þá vöru sem þau hafa kært sig um, þó þau hafi ekki komið frá framleiðendum. Það geta allir flutt inn vöru en galdurinn felst í markaðssetningunni. Framleiðendur munu tæpast sjá sér hag í að eiga viðskipti við marga aðila á okkar litla markaði. Ég er því ekkert hrædd um að það verði svo mikil breyting varðandi þær vörur sem við erum með."

Hildur Petersen framkvæmdastjóri Hans Petersen hf.Morgunblaðið/Sverrir

Starfsfólk Hans Petersen hf. austur á Flúðum þar sem 27 lykilstarfsmenn komu nýlega saman til að velta fyrir sér nýsköpun í fyrirtækinu. Í þeirri hópvinnu komu fram margar hugmyndir að nýjum vörutegundum og nýrri gerð að þjónustu sem fyrirtækið gæti boðið upp á, en einnig var starfsfólki kynnt notkun á flæðiritum fyrir vinnuferli.