Flest erum við afleitir samningamenn

„Ég lærði fyrst stjórnmálafræði við Háskóla Íslands, síðan fór ég í meistaranám í London School of Economics (LSE) og tók því næst MBA-nám í Edinburgh Business School. Undanfarin tvö ár hef ég verið í doktorsnámi í Grenoble Ecole de Management (GEM) meðfram störfum fyrir EFTA,“ segir Aðalsteinn, sem er framkvæmdastjóri hjá EFTA og ber ábyrgð á daglegum rekstri stofnunarinnar.

„Við erum með höfuðstöðvar í Genf, þar sem við fáumst við fríverslunarsamninga, en flestir starfsmenn eru í Brussel, þar sem við önnumst umsjón með EES-samningnum. Svo er einnig lítil starfsstöð í Lúxemborg sem annast samstarf við ESB um hagtölur. Ég hef heimili í Genf en er í Brussel í hverri viku. Síðan flýg ég til Íslands tvisvar á ári til að kenna samningatækni í HR. Í vetur kallaði ríkissáttasemjari síðan á mig til að vinna með sér og það hefur verið einstaklega jákvætt og gefandi,“ segir hann.

Aðalsteinn hefur brennandi ástíðu fyrir samningatækni.

„Þú finnur varla nokkurt fag sem hefur jafn mikla praktíska þýðingu fyrir fólk í daglegu lífi og starfi. Rannsóknir í samningatækni eru einnig algerlega heillandi, þar sem blandast ólíkar fræðigreinar – eins og t.d. sálfræði, hagfræði, leikjafræði, stjórnmálafræði, mannfræði o.s.frv. – og ólíkar rannsóknaraðferðir. Í grunninn fjallar samningatækni um hvernig við tökum ákvarðanir með öðrum. Árangur okkar í lífinu, hvað sem við fáumst við, byggir mikið á þekkingu, hæfileika og færni í að vinna með öðrum – og stundum takast á við önnur sjónarmið – að sameiginlegri ákvarðanatöku.“

-Hvaðan kemur þessi áhugi?

„Ég las fyrstu bókina í samningatækni þegar ég var þrettán ára og hreinlega gat ekki lagt hana frá mér. Þessi neisti varð að báli í MBA-náminu þar sem ég tók áfanga í samningatækni. Þegar ég fann hversu áhrifaríkar þær aðferðir sem ég lærði voru í vinnunni varð bálið að ástríðu. Það sem er mest spennandi er þegar tekst að ná frábærum samningi og á sama tíma uppfylla þarfir mótaðilans og skapa sátt. Eins þegar vel tekst til við að aðstoða aðra við lausn erfiðra deilumála.“

-Hvernig nýtist hann í lífinu?

„Hvar á ég að byrja? Áhugi á samningatækni nýtist í daglegu lífi í samskiptum við maka, börn, ættingja og vini. Hún nýtist þegar þú semur um laun og hún nýtist sérstaklega í daglegu starfi þar sem þú kaupir eða selur vörur og þjónustu og tekur ákvarðanir með kollegum um lausn verkefna. Samningatæknin gefur þér nýja sýn á ákvarðanatöku, samskipti, togstreitu og átök. Hún gefur þér verkfæri til að takast á við og stjórna ferli viðræðna og hagnýt ráð við mismunandi aðstæður sem koma upp. Áherslan er ekki að ná sem mestu fyrir þig í öllum aðstæðum heldur að skilja þarfir og langanir fólks í kringum þig, vanda samskipti og gæta þess að þó að við tökumst stundum á um málefni getum við átt einlæg, heiðarleg og góð samskipti.“

-Hvað þykir þér skemmtilegast að semja um?

„Mér finnst skemmtilegast að takast á við flóknar samningaviðræður þar sem mætast margir ólíkir aðilar með mismunandi hagsmuni, þarfir og viðhorf. Það er áskorun en um leið ótrúlega gefandi að setja sig í spor annarra og takast á við þá óhjákvæmilegu togstreitu sem myndast á milli þess að vinna saman að lausn og gæta eigin hagsmuna.“

-Ertu með hjónabandssamning?

„Marga! Hjónabandið er í grunninn samningur um að elska, styðja og rækta hvort annað – við erum í þessu saman til að við getum bæði vaxið og notið. Við hjónin höfum verið saman í meira en 25 ár, við eigum fjögur börn og erum bæði mjög virk og fáum ólíkar hugmyndir. Við höfum t.d. flutt til Noregs til þess að ég geti elt mína drauma og til Brussel til að hún geti elt sína. Sumir samningar okkar á milli eru næstum formlegir, eins og um verkaskiptingu á heimilinu þar sem okkur tókst að finna lausn sem virkar fullkomlega fyrir okkur eftir rúmlega 15 ára hjónaband og miklar viðræður!“

-Hvað segir maki og börn, ertu búin að smita þau?

„Sumum finnst einkennilegt að semja við börnin um ákvarðanir í daglegu lífi en þegar þú viðurkennir börnin sem samningsaðila gefur þú þeim rödd við borðið – sem eykur sjálfstraust þeirra og ábyrgð. Allir á heimilinu hafa smitast af áhuganum á samningatækni og hann nýtist vel. Konan mín rekur eigið fyrirtæki og hefur starfað við viðskiptaþróun fyrir alþjóðleg fyrirtæki þar sem samningatækni nýtist gríðarlega vel.“

-Hvernig er fagið samningatækni byggt upp í MBA-náminu í HR?

„Í MBA-náminu leggjum við mikla áherslu á að efla færni, viðhorf og dómgreind, ekki síður en fræðilega þekkingu. Eina leiðin til að gera það er að láta nemendur takast á við verkefni og „uppgötva“ lausnirnar áður og setja þær síðan í fræðilegt samhengi. Ég læt alla nemendur lesa hartnær allt lesefni áfangans og skila verkefnum áður en þeir ganga inn í fyrstu kennslustundina, þannig að við þurfum ekki að nota tíma í að fara yfir grundvallarþekkingu sem hægt er að læra af bók. Sá tími sem við höfum saman er allur nýttur í hagnýtar æfingar og samningaviðræður sem gefa nemendum færi á að upplifa þær áskoranir, tilfinningar og álitaefni sem koma upp í ólíkum samningaviðræðum og – ef vel tekst til – komast þeir sjálfir á sporið um leiðir til að ná sem mestum árangri. Síðan ræðum við upplifunina af æfingunum, hvað við getum tekið með okkur og hagnýtt okkur í næstu æfingu og í lífinu sjálfu.“

-Hvað ættu allir að vita um samningatækni?

„Rannsóknir benda hins vegar eindregið til þess að við séum flest slæmir samningamenn! Margir óttast að semja og biðja um það sem þeir vilja – og sætta sig því við það sem þeir geta fengið án teljandi samninga. Með því að nýta einfaldar og heiðarlegar aðferðir nærðu hins vegar ekki aðeins betri árangri fyrir þig heldur getur þú einnig á sama tíma aukið traust og skapað verðmæti fyrir aðra. Fyrsta skrefið er að nýta tækifæri sem gefast til að semja – sýna hugrekki! Aldrei samþykkja fyrsta tilboð, bæði vegna þess að það eru allar líkur á að þú getir náð betri niðurstöðu með móttilboði og vegna þess að það eru líkur á að mótaðilinn þinn verði ánægðari ef þú setur fram móttilboð. Alltaf finna fleiri valmöguleika en að semja við núverandi mótaðila; jafnvel þó að þú sért sannfærð um að geta lokið samningum borgar sig að gera það sem þú getur til að bæta valmöguleika þína. Ef þú ert að semja við tryggingafyrirtækið, fáðu þá tilboð frá öllum hinum fyrirtækjunum. Því sterkari stöðu sem þú hefur utan samningaborðsins, því sterkari stöðu hefur þú við samningaborðið. Síðan er að velta vel fyrir sér hagsmunum þeirra sem þú semur við. Því betur sem þú þekkir hagsmuni og stöðu mótaðilans, þeim mun betur treystir hann þér og því er líklegra er að þú getir náð árangri í viðræðunum. Svo að undirbúa sig vel. Samningaviðræður vinnast eða tapast í undirbúningi. Góðir samningamenn hafa ekki endilega sjarma og þeir nýta alls ekki einhver „trikk“ til að afvegaleiða mótaðilann. Þeir eiga sameiginlegt að verja mestum tíma í að undirbúa sig, greina eigin stöðu, stöðu mótaðilans og aðstæður og nýta síðan heiðarlegar aðferðir til að ná árangri.“

-Ætti fólk að fá sérfræðing í sáttameðferð til liðs við sig í stað lögmanns við skilnað?

„Ég hef kennt samningatækni í meistaranámi í lögfræði í HR og það hefur verið mjög áhugavert og gefandi. Lögmenn eru eins misjafnir og þeir eru margir en þeim hættir til að vega og meta ólík sjónarhorn og viðhorf og finna síðan „réttu leiðina“ á grundvelli laga, reglna, reynslu og hefðar. Aðferð samningatækninnar er að greina hagsmuni og skilja þarfir með opnum hug og finna síðan lausnir sem uppfylla sem flestar grunnþarfir allra aðila með sem minnstum tilkostnaði. Margir lögmenn eru frábærir samningamenn og átta sig vel á því að oft er hagkvæmast fyrir skjólstæðinginn að finna lausn sem þarf ekki endilega að vera augljós eða einu sinni rökrétt, en virkar fyrir hann. Samningatækni fjallar mikið um að skilja mótaðilann, sem er oft betra en að breyta honum – sérstaklega í hjónabandi!“

-Er hægt að ná samkomulagi um allt í lífinu?

„Það er ekki allt umsemjanlegt. Við semjum ekki um grundvallargildi og stundum þarf einfaldlega að standa á sínu. Kostnaðurinn af samningaviðræðum kann einnig að vera meiri en mögulegur ávinningur. Við höfum þó mun fleiri tækifæri til að semja en við kannski höldum og ef við grípum tækifærin getum við skapað betra líf fyrir okkur og fólkið í kringum okkur.“

-Hvert er erfiðasta mál sem þú hefur tekið að þér að semja um?

„Ég hef nokkrum sinnum tekið þátt í samningaviðræðum þar sem öll sund virðast lokuð og í viðræðum sem hafa tekið fleiri ár. Erfiðustu aðstæðurnar eru samt þær viðræður þar sem þú færð hjartslátt og ís í magann áður en sest er niður með mótaðilanum. Persónulegar viðræður um ólíkar væntingar og gildi. Í þannig kringumstæðum þarftu virkilega að setja spurningarmerki við eigin hugmyndir og ásetning og leggja þig eftir að skilja mótaðilann.“

-Hvað ætti maður aldrei að gera þegar kemur að samningatækni?

„Aldrei að falla fyrir einni lausn! Ef þér finnst þú verða að fá þetta hús, þennan bíl eða þessa einu lausn ertu í vandræðum. Það er alltaf til fleiri en ein lausn og því betri valmöguleika sem þú hefur fyrir utan samningaborðið, þeim mun betri stöðu hefur þú við samningaborðið.“