Tölvupósturinn er misnýttur

„Tölvupósturinn er ekki dauður, en hann er misnýttur“. Þetta er niðurstaða Snæbjörns Inga Ingólfssonar, lausnaráðgjafa hjá Nýherja, en í fyrirlestri á upplýsingatækniráðstefnunni sem haldin er í Hörpu sagði hann að þrátt fyrir næstum hálfrar aldar sögu hefði lítil þróun orðið á þessu samskiptaformi. Í samtali við mbl.is segir hann að aðrir miðlar ættu að taka yfir hlutverk póstsins að miklu leyti, en einnig að fólk þurfi að læra að notast við póstformið.

42 ára saga tölvupóstsins

„Tölvupósturinn verður 42 ára á þessu ári. Þróunin hefur verið mjög lítil, nema að meiri virkni er komin í póstforritin“ segir Snæbjörn. Hann segir að í dag sé verið að senda 300 milljarða tölvupósta á hverjum sólarhring um allan heim, af þessu sé um 80% ruslpóstur og vírusar. 

Það er því ljóst að póstinum fylgir mikil óskilvirkni, en meðaltölvunotandi getur verið að fá ríflega 100 pósta á dag samkvæmt Snæbirni. Hann segir að mikið af þessum bréfum séu upplýsingar sem gætu legið annarsstaðar. Vegna magnsins sem berst hverjum einstaklingi týnast upplýsingar auðveldlega og skilvirkni verður verri.

Hann nefnir sem dæmi um bætta aðferðafræði að svara viðskiptavinum á opin svæði þegar ekki sé um persónulegt eða viðkvæmt efni að ræða. Þannig megi spara tvíverknað þegar sömu spurningar berist oft.

Tilgangslaus vinnustaðapóstur

Þá tiltekur hann kunnuglegt atriði fyrir flesta sem vinna á stærri vinnustöðum. Algengt er að tilkynningar innanhúss séu sendar í tölvupósti. Fljótlega svara margir starfsmenn þessu með að senda svarið á alla móttakendurna. Í mörgum þessara tilfella eru skilaboðin þó aðeins „glæsilegt“ eða „til hamingju“. Segir hann mun skilvirkara að koma slíkum boðum á framfæri á einhverskonar fyrirtækjakerfi eða innra vef.

„Þetta er 42 ára gamall miðill en við kunnum ekki enn að nota hann,“ segir Snæbjörn, en hann telur stórt vandamál vera að réttur markhópur sé ekki valinn sem viðtakendur. Þannig eigi móttakandinn sjaldnast að vera fleiri en einn aðili. Aftur á móti geti margir verið auka-viðtakendur (cc). Þetta leiði oft til þess að fólk sem einungis átti að fá póstinn til að fylgjast með framvindu málsins byrji að svara póstinum þótt slíkt sé algjör óþarfi.

Samfélagsmiðlar geta að miklu leyti komið í veg fyrir póstinn

Snæbjörn segir að samfélagsmiðlar og allskonar aðrar lausnir séu mun skilvirkari þegar kemur að því að koma upplýsingum á framfæri eða svara spurningum sem geti átt við stóran hóp. Þannig megi koma í veg fyrir að einstaklingar verði angraðir þegar þeir tengist máli lítið eða ekkert.

Þá segir hann heldur ekki minna mikilvægt að með því að notast við opnar fyrirtækjalausnir í stað tölvupósts, þá séu upplýsingar aðgengilegri ef starfsmaður er ekki við ákveðinn dag eða ef hann hættir. Það geri það að verkum að mun auðveldara verður fyrir nýja starfsmenn að komast inn í málefni og taka við verkefnum.

Aðallega fyrir einkamál

„Við eigum að venja okkur á að nota tölvupóstinn meira fyrir einkamál, til dæmis ef rætt er við yfirmann um veikindi, launamál eða skipulagsmál“ segir hann. Í heild notar hver og einn starfsmaður um tvo og hálfan klukkutíma hvern dag í að skoða og skrifa tölvupósta. Snæbjörn segir að þessi tími sé oft mjög óskilvirkur og því sé um mikla hagræðingarmöguleika að ræða á þessu sviði.

• Blogga um frétt