Ríkið hætti að geyma skjöl á pappírsformi

Þjóðskjalasafn Íslands.
Þjóðskjalasafn Íslands. Ljósmynd/Aðsend

Dómstólar, lögregluembætti og heilbrigðisstofnanir standa illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn.

Þetta er meðal þess sem kemur fram í niðurstöðum eftirlitskönnunar sem Þjóðskjalasafn Íslands gerði síðasta vetur. Niðurstöðurnar voru kynntar á vorráðstefnu safnsins í dag. 

Samkvæmt könnuninni er aðbúnaður í skjalageymslum er almennt ekki nægilega góður hjá ríkisstofnunum, og meðferð á tölvupóstum er ábótavant.

Aðeins 3% af gögnum í rafrænum kerfum verið afhent Þjóðskjalasafni

Alvarlegt þykir hversu skammt rafræn skjalavinnsla ríkisins er á veg komin, en Þjóðskjalasafninu hefur aðeins verið afhent 3% gagna til varðvinnslu sem til staðar eru í rafrænum gagnakerfum ríkisins.

Aftur á móti hefur störfum skjalastjóra fjölgað og óheimil eyðing gagna er nánast úr sögunni.

Eftirlitskönnunin fór fram síðastliðinn febrúar og leiða niðurstöður í ljós þrátt fyrir bresti á ýmsum sviðum fer skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016.

Á vorráðstefnu Þjóðskjalasafn Íslands voru niðurstöður könnunarinnar kynntar, sem og viðbrögð safnsins við því sem fram kom. Hrefna Róbertsdóttir, þjóðskjalavörður, hvatti til að mynda ríkisvaldið í heild sinni að setja sér markmið um að hætta að geyma skjöl í pappírsformi, og að vera innan fárra ára eð mestu búið að taka upp rafræna skjalavörslu.

Stækka þurfi geymslurými safnsins um 170%

Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið að upplýsingar ríkisins tapist sem geti haft neikvæð áhrif, segir í Njörður Sigurðsson, sviðstjóri skjala- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafnsins, í samtali við mbl.is.

Njörður Sigurðsson, sviðstjóri skjala- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafnsins.
Njörður Sigurðsson, sviðstjóri skjala- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafnsins. mbl.is/Sigurður Bogi

Til dæmis getur það haft áhrif á upplýsingarétt almennings, sem skerðist því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda eða að gögn sem haft geti áhrif á réttindi eða hagsmuni séu ekki á sínum stað.

Njörður segir að stækka þurfi geymslurými Þjóðskjalasafnsins um allt að 170% eigi safnið að taka við öllum þeim pappírsskjölum sem þegar hafa orðið til hjá ríkinu.

Refsiaðgerðirnar neyðarúrræði

Til að bregðast við niðurstöðum könnunarinnar hyggst Þjóðskjalasafnið herða eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins með innleiðingu eftirlitsheimsókna í ríkisstofnunnar. Ef niðurstöður eftirlitsheimsóknar gefur það til kynna að ekki sé farið eftir lögum um skjalavörslu og skjalastjórn geti það leitt til kæru.

Njörður segir að bæting á skjalavörslu ríkisins sé samstarfsverkefni milli ríkisins og Þjóðskjalasafnsins. „Við viljum vinna með ríkinu til að laga þetta. Þótt það séu refsiheimildir til staðar viljum við ekki beita þeim. Við viljum aðstoða stofnanir ríkisins til að bæta sín mál,” segir Njörður

mbl.is

Bloggað um fréttina