Ekki ógerlegt að sjá framtíðina fyrir

Sennilega er ekki til sá stjórnandi sem þætti ekki gott að eiga í skrifborðsskúffunni litla kristalskúlu sem hægt væri að rýna í til að sjá framtíðina. Það sem bakar fyrirtækjum vandræði eru jú óvæntar uppákomur sem setja áætlanir úr skorðum og rekstrarforsendurnar í uppnám.

Sævar Kristinsson, verkefnastjóri hjá KPMG, segir að það sé samt ekki ógerlegt að sjá framtíðina fyrir og að vandamálin og áskoranirnar þurfi ekki að koma fyrirtækjum og stofnunum í opna skjöldu. Í september kennir Sævar, ásamt Karli Friðrikssyni, framkvæmdastjóra Framtíðarseturs Íslands, námskeiðið Sviðsmyndir og framtíðarfræði og er það Endurmenntun HÍ sem skipuleggur námskeiðið.

Þeir Sævar og Karl þykja í hópi helstu sérfræðinga landsins á þessu sviði en árið 2007 sendu þeir frá sér bókina Framtíðin: Frá óvissu til árangurs sem fjallar um sviðsmyndir og framtíðarfræði. Auk þess hafa þeir komið að gerð fjölmargra sviðsmynda fyrir flest svið atvinnulífsins á undanförnum árum.

Karl Friðriksson.

Hægt að greina helstu drifkrafta

Sævar segir framtíðarfræði og sviðsmyndir byggja á ákveðinni nálgun og vinnubrögðum þar sem mörgum ólíkum fræðigreinum er fléttað saman. „Um er að ræða verkfæri sem auðveldar fólki að skilja og greina hvernig framtíðin gæti þróast, gera ólíkar sviðsmyndir um hvað sé fram undan og huga að því hvernig best væri að bregðast við í hverri þeirra.“

Framtíðin er svo sannarlega ráðgáta en Sævar segir að hjá t.d. dæmigerðu fyrirtæki megi greina hvaða drifkraftar það eru sem helst kunna að hafa áhrif á reksturinn til góðs eða ills og hvar ríkir mest vissa og óvissa. Með því að kortleggja þessa þætti má koma auga á bæði ógnanir og tækifæri og greina þannig helstu stefnur og strauma fram undan. Engin framtíðarspá er fullkomin en hægt að draga upp nokkuð nákvæma mynd af því sem getur gerst við ólíkar aðstæður og skilja hvað þurfi að gera til að bregðast við.

Sem dæmi um rétta notkun aðferðafræði framtíðarfræði og sviðsmynda nefnir Sævar m.a. hvernig Reykjavíkurborg nýtti sviðsmyndagerð í kjölfar bankahrunsins. „Þar var leitað leiða til að byggja upp atvinnulífið byggt á ýmsum sviðsmyndum og fjallaði ein sviðsmyndin um möguleika sem fylgt gætu örum vexti í ferðaþjónustu. Fyrir vikið tókst að ráðast tímanlega í verkefni til að styðja innviði ferðaþjónustunnar í borginni meðan önnur sveitarfélög sem lögðust ekki í slíka vegferð, fóru á mis við mikið af þeim ábata sem atvinnulíf þeirra hefði annars getað notið þegar straumur ferðamanna tók að aukast.“

Sævar Kristinsson.

Þeir sem voru reiðubúnir fyrir Brexit gátu brugðist betur við heimsfaraldri

Aðspurður hverjir ættu að læra aðferðir framtíðarfræða og sviðsmynda segir Sævar að allir starfsmenn og stjórnendur sem hafi eitthvað að gera með þætti eins og stefnumótun, nýsköpun, áætlanagerð eða áhættugreiningu ættu að hafa mikið gagn af þessari þekkingu. „Það er eðlilegur hluti af störfum þeirra að þurfa að hafa góða yfirsýn yfir starfsemi síns fyrirtækis eða stofnunar og vera með puttann á púlsinum varðandi rekstrarumhverfið. Þessir aðilar þurfa að hafa fókusinn á að geta skilið og rökstutt ákvarðanir sem geta haft mikil áhrif til langs tíma,“ útskýrir Sævar.

Hann bætir við að jafnvel þó að spárnar fari ekki endilega alltaf nákvæmlega eins og ráð var fyrir gert, þá geti það eitt að hafa gert áætlanir fyrir alls kyns kringumstæður komið að góðum notum. „Þetta höfum við t.d. séð í Bretlandi í kórónuveirufaraldrinum þar sem þau fyrirtæki sem hvað best hefur gengið að bregðast við röskun vegna faraldursins voru iðulega þau fyrirtæki sem höfðu undirbúið sig vel fyrir möguleikann á „harðri“ útgöngu Breta úr Evrópusambandinu. Þó áskorunin hafi verið af ólíkum toga, og næstum ófyrirsjáanleg, þá reyndust vel þau úrræði sem búið var að leggja drög að.“

Umkringd óvissu

Þannig bæta aðferðir framtíðarfræði og sviðsmynda ákvarðanatöku hjá fyrirtækjum og stofnunum og hjálpa stjórnendum að skilja betur hvaða áhrifaþættir það eru sem skipta máli við þegar mikilvægar ákvarðanir eru teknar um reksturinn. „Að líta yfir sviðið og gera sviðsmyndir er eitthvað sem ætti að vera reglulegur hluti af starfi stjórnenda, og eitthvað sem þarf að gera með réttum aðferðum. Það er ekki nóg á óvissutímum eins og nú að fylgjast bara með daglegum rekstri til að hafa góða tilfinningu fyrir því hvað kann að vera framundan,“ segir Sævar og bendir á að með vandaðar sviðsmyndir til hliðsjónar geti stjórnandi tekið stærri ákvarðanir með mun markvissari hætti:

„Óvissuþættir í rekstri eru alls staðar – það hefur heimurinn allur reynt á síðustu misserum. Hefur því aldrei verið mikilvægara að kunna að rýna framtíðina t.d. vegna málaflokka eins og loftslagsmála, umhverfisverndar, orkuskipta og tæknibreytinga tengdum fjórðu iðnbyltingunni. Þannig standa stjórnendur frammi fyrir ótal spurningum þar sem framtíðarfræðin geta hjálpað verulega til.“